SÚMULA:    ICMS. CONTROLE DE ESTOQUES. OBRIGAÇÕES.

A consulente, estabelecimento matriz cadastrado com a atividade principal de comércio atacadista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios, informa que atua no segmento de varejo alimentar, com supermercados, hipermercados e atacarejos, possuindo 79 unidades no Estado do Paraná.

Relata que, no exercício dessas atividades, movimenta um alto número de mercadorias, em que a menor loja varejista opera com 12 mil itens diferentes e o maior centro de distribuição com mais de 24 mil, o que torna a gestão de estoque e abastecimento bastante complexa.

Por esse motivo, expõe ter investido fortemente em controles sistêmicos e processos operacionais, com implantação de um sistema desenvolvido por empresa líder mundial na criação de softwares, ferramenta que é reconhecida no mercado por sua robustez e segurança, por registrar qualquer movimento ou ajuste de estoque em relação a cada produto (nos moldes da ficha de estoque conhecida como Kardex), permitindo a movimentação de estoque em três situações: (1) por meio de nota fiscal, de venda, compra, devolução, transferência ou perda; (2) ajuste de balancete; e (3) ajuste de inventário.

Esclarece que adota o procedimento de balancete quinzenal nos setores de açougue, frutas, verduras e legumes, padaria,  confeitaria  e  cozinha,  os  quais  requerem  o acompanhamento mais rigoroso do estoque, por serem setores de manipulação de produtos, sendo gerados registros sempre que verificadas divergências por ocasião da contagem física (com movimento de baixa, quando identificada falta de mercadoria, e com movimento de entrada, quando verificada sobra de mercadoria).

Na realização do inventário, expõe que, após a conclusão da contagem, a equipe entrega arquivo com o resultado, que é confrontado com os estoques registrados, sendo identificada pelo sistema a necessidade de gerar movimentos de ajuste, em razão de falta ou de sobra de mercadoria.
Menciona que todos os movimentos de ajuste são atualmente efetivados com emissão de notas fiscais, mas que, devido ao volume de divergências, são emitidas mais de oito mil notas por mês.

Diante desse volume e considerando a legislação vigente (art. 237 do Regulamento do ICMS), entende que não teria o dever de emitir documento fiscal para as situações específicas de ajuste de estoque decorrentes dos procedimentos de balancete e de inventário, mas tão somente nos casos de roubo, furto ou extravio, sendo devida sua emissão, por exemplo, nas situações em que ocorrer avaria e descarte de produtos (impróprios para consumo ou vencidos), pois deve ser dada a esses a destinação correta.

Aduz que, por uma questão lógica e de cautela, a empresa tem adotado o processo de emissão de nota fiscal de saída para todos os ajustes de baixa de estoque, e de nota fiscal de entrada, para os ajustes de sobra, inclusive quando decorrentes da conferência de balancetes e da realização de inventários, com o fim de evitar conflito de informações constantes na EFD-ICMS/IPI, no cruzamento de dados com o saldo declarado no bloco referente ao inventário.

No entanto, com o controle que vem adotando, de balancetes quinzenais e de inventários quadrimestrais, somados à segurança oferecida pela ferramenta de controle implementada, entende que, na verificação de estoques por parte do fisco, não deveriam ser considerados apenas os documentos e saldos declarados na EFD-ICMSIPI, mas também os registros de estoque de seu sistema (ficha Kardex).
Esclarecidos os fatos, questiona se está correto seu entendimento.

RESPOSTA

A regra regulamentar que disciplina a emissão de nota fiscal para efeitos de ajuste de estoque decorrentes de perdas de mercadorias, mencionada pela consulente, encontra-se disposta no inciso art. 237 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 7.871/2017 com a seguinte redação:

"Art. 237. O contribuinte, excetuado o produtor rural inscrito no CAD/PRO, emitirá nota fiscal (artigos 18, 20 e 21 do Convênio SINIEF s/n, de 15 de dezembro de 1970):

...

IV - nos casos em que mercadoria entrada no estabelecimento para industrialização ou comercialização vier:

a) a perecer, deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio;

b) a    ser    utilizada    em    fim    alheio    à    atividade    do estabelecimento;

c) a ser utilizada ou consumida no próprio estabelecimento;

...

§ 11. Na hipótese prevista no inciso IV do "caput":

I - a nota fiscal, além dos demais requisitos, deverá:

a) indicar, no campo "Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP", o código 5.927;

b) ser emitida sem destaque do valor do imposto.

II - o contribuinte deverá:

a) estornar eventual crédito do imposto, nos termos do art. 45 deste Regulamento;

b) realizar o pagamento do imposto suspenso ou diferido nas operações anteriores, em conformidade com o disposto nos §§ 4º e 5º do art. 1º e nos artigos 24 e 25, todos do Anexo VIII.".

O comando transcrito dispõe que deve ser emitida nota fiscal para efeitos de ajuste de estoque, quando verificado pelo contribuinte que mercadorias adquiridas para revenda, por qualquer motivo (perda, perecimento, furto, roubo, avaria, sinistro, consumo próprio ou outras causas), não cumpriram tal finalidade.

Entende-se que essa regra se aplica a todas as situações em que verificadas perdas de mercadorias, até porque, padeceria de racionalidade a conclusão de que a baixa de mercadorias no estoque deveria ocorrer mediante emissão de nota fiscal somente quando verificadas determinadas circunstâncias, utilizando-se procedimento diverso quando outras causas fossem as determinantes do ajuste.

Nessa situação, no documento fiscal a ser emitido deverá ser indicado o CFOP 5.927 (Lançamento efetuado a título de baixa de estoque), conforme dispõe a alínea "a" do inciso I do § 11 do art. 237 do Regulamento do ICMS, além de observados os demais procedimentos previstos no referido parágrafo (estorno de crédito ou pagamento do imposto suspenso ou diferido nas operações anteriores).

Por seu turno, nas situações em que a contagem física resultar superior à quantidade indicada nos registros contábeis, não há na legislação determinação expressa para emissão de nota fiscal com o fim de ajuste de estoque. Contudo, diante da pertinência de emissão de documento fiscal, conforme a própria consulente assinala, para efeitos de acompanhamento e controle fiscais e para segurança do contribuinte, entende-se que o registro de ingressos de mercadorias em estoque, quando verificadas divergências internas, deve ser efetivado mediante emissão de nota fiscal, nos moldes do procedimento exigido para fins de baixa, com utilização, nesse caso, do CFOP 1.949 (outras entradas não especificadas), sem destaque de ICMS e com indicação de justificativa e de elementos que certifiquem a ocorrência.

Na hipótese de as divergências resultarem em falta de pagamento de imposto, restituição ou apropriação de créditos, deve a interessada proceder em conformidade com o previsto na legislação para cada específica situação, utilizando o instituto da denúncia espontânea e os procedimentos de repetição de indébito e de reconhecimento de créditos.

Por fim, quanto à possibilidade de a emissão de notas fiscais ser efetuada em momento posterior àquele em que procedidos os ajustes nos controles de estoque próprios do estabelecimento, como forma de simplificação e facilitação do cumprimento de obrigações acessórias por parte da consulente, trata-se de situação que deverá ser avaliada pela Receita Estadual sob o rito dos regimes especiais, nos termos previstos no art. 98 e seguintes do Regulamento do ICMS.