O Governador do Estado do Amazonas, no exercício da competência que lhe confere o artigo 54, IV, da Constituição Estadual, e

Considerando a necessidade de adoção de um sistema integrado e único de tramitação de documentos, processos administrativos e gestão documental, para atender aos órgãos do Poder Executivo Estadual;

Considerando o potencial de integração, aumento de eficiência, redução de custos e promoção de sinergia, que a Tecnologia da Informação e Comunicação proporciona;

Considerando a solicitação constante do Ofício nº 1309/2020-GS/SEPAGAP/SEAD, e o que mais consta do Processo nº 01.01.011101.00008189.2020,

Decreta:

Art. 1º Fica instituído o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED, como sistema eletrônico oficial, no âmbito do Poder Executivo Estadual, para autuação, produção, tramitação e consulta de processos administrativos eletrônicos.

§ 1º O SIGED, desenvolvido e cedido, gratuitamente, pela Secretaria de Estado da Fazenda, será de utilização obrigatória, para todos os órgãos e entidades da Administração Direta, Autárquica e Fundacional e, facultativa, para as Empresas Estatais.

§ 2º O processo de implantação do SIGED será planejado e acompanhado pelo Núcleo Gestor, ficando todas as atribuições operacionais, relativas à implantação e à continuidade do serviço, a cargo dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.

§ 3º A implantação será realizada de forma gradativa, conforme prazos definidos no cronograma, a ser elaborado pelo Núcleo Gestor, respeitado o prazo máximo de 8 (oito) meses, a partir da data de publicação deste Decreto.

§ 4º Ficará a cargo da Secretaria de Estado de Administração e Gestão - SEAD, por meio de dotação específica, a gestão orçamentária e financeira do projeto de implantação, hospedagem, suporte e manutenção contínua do SIGED, devendo a referida Secretaria, para tanto, formalizar contrato com a PRODAM, para o pagamento dos serviços prestados.

Art. 2º Para os fins deste Decreto considera-se:

I - processos eletrônicos: conjunto de atos administrativos, produzidos eletronicamente ou digitalizados, organicamente acumulados no curso de um processo administrativo;

II - documento eletrônico: ato administrativo, produzido eletronicamente (nato-digital) ou digitalizado;

III - documento digitalizado: representante digital, oriundo do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;

IV - metadados: dados estruturados, que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

V - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

VI - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância, com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

VII - documentos nato-digitais: todos os documentos produzidos eletronicamente, por meio do SIGED;

VIII - núcleo gestor: grupo instituído por este Decreto, que tem por objetivo definir prioridades, processos, instrumentos, diretrizes e políticas, para a implantação da solução de gestão eletrônica de documentos no Estado, bem como coordenar a manutenção e a evolução do mesmo;

IX - usuário externo: pessoa física ou jurídica, autorizada a assinar ou peticionar documentos eletrônicos no SIGED;

X - usuário interno: servidor ou empregado da administração direta e indireta, bem como aquele que mantenha relação contratual com o Estado do Amazonas, detentor de perfil de acesso compatível, com suas atribuições e cargo ocupado;

XI - peticionamento eletrônico: envio, via rede mundial de computadores, diretamente, por usuário previamente cadastrado, de documentos eletrônicos, visando a formar novo processo ou a compor processos já existentes; e

XII - protocolo virtual: sistema eletrônico, acessível via rede mundial de computadores, que possibilita o peticionamento eletrônico no SIGED.

Art. 3º É vedada a utilização de outro Sistema Eletrônico para autuação, produção, tramitação e consulta de processos administrativos eletrônicos, no âmbito do Poder Executivo Estadual.

Parágrafo único. A vedação que trata o caput deste artigo não se aplica aos sistemas eletrônicos já implantados e em funcionamento, que deverão ser utilizados apenas para tramitação de processos físicos já existentes e não migrados para o SIGED e não poderão permitir a autuação de novos processos, a partir da data de implantação do SIGED, no órgão ou entidade

Art. 4º Os processos eletrônicos, no âmbito do SIGED, observarão as seguintes regras:

I - a autuação, a produção, a tramitação, bem como a juntada de documentos do processo deverão ser efetuadas somente em meio eletrônico, sendo vedada a sua realização em meio físico;

II - os processos e documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no SIGED receberão numeração única, gerada pelo sistema;

III - os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir a autenticidade, a preservação e a integridade dos dados;

IV - o acesso às informações dos processos eletrônicos observará o disposto nas legislações específicas.

Art. 5º A migração dos processos em meio físico para o SIGED, será normatizada por meio de Instrução Normativa da Secretaria de Estado de Administração e Gestão - SEAD.

Parágrafo único. Fica vedada a posterior tramitação em meio físico dos processos que migrarem para o SIGED.

Art. 6º Os documentos eletrônicos, produzidos e geridos no âmbito do SIGED, terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas, mediante a utilização de assinatura eletrônica, que poderá ser:

I - assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais, com fornecimento de nome de usuário (login) e senha;

II - assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital, emitido por autoridade certificadora, credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2 , de 24 de agosto de 2001.

§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso, para utilização do sistema.

§ 2º Para todos os efeitos legais, no âmbito do SIGED, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade.

§ 3º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente, na forma deste artigo, serão considerados originais, para todos os efeitos legais.

Art. 7º O SIGED possibilitará o peticionamento eletrônico, por usuários externos, através do Protocolo Virtual.

Art. 8º O credenciamento de usuário externo no Protocolo Virtual é ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsabilização do usuário, em caso de uso indevido.

Art. 9º Os documentos eletrônicos juntados aos autos por usuário externo, via peticionamento eletrônico, terão valor de cópia simples.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou na hipótese prevista no artigo 10 deste Decreto.

Art. 10. A Administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art. 11. É de responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem;

II - a atualização dos seus dados cadastrais.

Art. 12. O descredenciamento de usuário externo ocorrerá:

I - por solicitação expressa do usuário;

II - em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

Art. 13. O usuário externo poderá:

I - visualizar documentos de processos administrativos eletrônicos, desde que autorizado por usuário interno;

II - assinar documentos de processos administrativos eletrônicos, desde que autorizado por usuário interno; e

III - peticionar em processos administrativos eletrônicos, conforme definido no artigo 9º deste Decreto.

Art. 14. O Núcleo Gestor será composto pela Secretaria de Estado de Administração e Gestão - SEAD, a quem compete coordená-lo, pela Processamento de Dados do Amazonas S.A. - PRODAM e pela Secretaria de Estado da Fazenda - SEFAZ.

§ 1º Compete ao Núcleo Gestor:

I - definir prioridades, processos, instrumentos, diretrizes e políticas para a implantação, coordenação e monitoramento do SIGED, no âmbito do Poder Executivo Estadual;

II - coordenar, avaliar e planejar a implantação das melhorias identificadas pelo próprio Núcleo Gestor e/ou sugeridas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual;

§ 2º Compete à Secretaria de Estado de Administração e Gestão - SEAD:

I - orientar e monitorar os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, quanto aos procedimentos necessários para a implantação do SIGED;

II - disponibilizar e manter o treinamento das funcionalidades do SIGED, em modalidade EAD, para todos os servidores dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual;

III - estabelecer, detalhar procedimentos e disciplinar as normas complementares que se fizerem necessárias ao adequado cumprimento deste Decreto, por meio de Instrução Normativa;

IV - estabelecer normas e diretrizes para a gestão de documentos eletrônicos, produzidos no âmbito do SIGED, assim como a parametrização e atualização da classificação e avaliação arquivística, por meio de orientações técnicas do Arquivo Público do Estado do Amazonas, órgão vinculado à SEAD;

V - atualizar/parametrizar as tabelas gerais do sistema, tais como órgãos, assuntos, etc;

VI - coordenar as atividades do Núcleo Gestor do SIGED.

§ 3º Compete à Secretaria de Estado da Fazenda - SEFAZ:

I - fornecer à PRODAM o código fonte do SIGED, para a implantação nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, definidos no artigo 1º deste Decreto;

II - auxiliar no repasse de conhecimentos, para a implantação, manutenção e migração do sistema;

III - auxiliar na migração do sistema e as respectivas bases de dados, para a infraestrutura da PRODAM;

IV - corrigir problemas no sistema, que venham a ser identificados, antes da passagem definitiva do código fonte e dos conhecimentos necessários para a PRODAM.

§ 4º Compete à Processamento de Dados do Amazonas S.A. - PRODAM:

I - corrigir problemas no sistema, que venham a ser identificados, após a conclusão do seu repasse, pela SEFAZ;

II - implementar e implantar as atualizações definidas pelo Núcleo Gestor;

III - promover a capacitação dos gestores e replicadores locais, durante o período de implantação do SIGED nas unidades;

IV - prestar atendimento aos órgãos e entidades usuários do SIGED, quanto a dúvidas de utilização e/ou problemas técnicos;

V - prover e gerenciar toda a infraestrutura tecnológica de processamento, armazenamento e segurança, para o pleno funcionamento do SIGED.

Art. 15. O titular de cada órgão e entidade da Administração Pública Estadual indicará, em seu âmbito de atuação, no mínimo, dois gestores locais do Sistema, que terão as seguintes atribuições:

I - atuar como Ponto Focal setorial, junto ao Núcleo Gestor, disponibilizando as informações solicitadas e promovendo o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico;

II - articular os setores internos, para obtenção de informações e demais ações, necessárias à implantação do SIGED;

III - atuar como multiplicador do SIGED, replicando o conhecimento sobre o sistema e auxiliando na implantação, no âmbito do seu órgão ou entidade;

IV - solicitar e participar, por intermédio dos meios disponibilizados, da capacitação de usuários, prioritariamente na modalidade de Ensino à Distância - EAD;

V - encaminhar solicitação de cadastro de tipos de documentos e tipos de processos ao Núcleo Gestor;

VI - cadastrar a estrutura organizacional do órgão ou entidade no SIGED;

VII - cadastrar, atribuir perfis de acesso e orientar usuários internos;

VIII - cadastrar e manter as informações necessárias para disponibilizar aos usuários externos o peticionamento eletrônico de processos, por meio do Protocolo Virtual, em seu órgão ou unidade, conforme instrução normativa pertinente;

IX - encaminhar dúvidas e/ou necessidades de melhorias do Sistema ao Núcleo Gestor;

X - zelar pela manutenção da integridade e atualidade dos dados cadastrados no sistema.

Art. 16. Caberá aos usuários internos do SIGED:

I - realizar consulta diária ao Sistema, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas;

II - manter seus dados cadastrais atualizados;

III - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso do SIGED.

Art. 17. As atividades no âmbito do SIGED serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário de Manaus.

Parágrafo único. Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada, até as vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos.

Art. 18. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SIGED e Protocolo Virtual, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputável a falha nos referidos sistemas, não servirá de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 19. As despesas decorrentes da execução deste Decreto correrão à conta das dotações próprias, consignadas no Orçamento do Poder Executivo para a Secretaria de Estado de Administração e Gestão - SEAD, conforme disposto em ato específico, na forma da lei.

Art. 20. Ficam revogados o Decreto nº 38.905, de 26 de abril de 2018, o Decreto nº 39.070 de 30 de maio de 2018, e as demais disposições em contrário.

Art. 21. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, em Manaus, 08 de setembro de 2020.

WILSON MIRANDA LIMA

Governador do Estado do Amazonas

FLÁVIO CORDEIRO ANTONY FILHO

Secretário de Estado Chefe da Casa Civil

INÊS CAROLINA BARBOSA FERREIRA SIMONETTI CABRAL

Secretária de Estado de Administração e Gestão

JÓRIO DE ALBUQUERQUE VEIGA FILHO

Secretário de Estado de Desenvolvimento Econômico, Ciência, Tecnologia e Inovação

ALANA BARBOSA VALÉRIO TOMAZ

Secretária de Estado da Fazenda, em exercício