(Revogado pelo Decreto Nº 46730 DE 09/08/2019):

O Governador do Estado do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, tendo em vista o consta no Processo Administrativo nº E-04/120/98/2017,

Considerando:

- a necessidade de adoção das melhores práticas de gestão eficiente e com foco no cidadão;

- a necessidade da construção e viabilização de instrumentos para aplicação dos princípios de transparência ativa previstos na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação;

- os princípios transparência, finalidade, razoabilidade, eficiência, celeridade, publicidade, participação e interesse público, aos quais os processos administrativos devem obedecer, segundo definido pela Lei Estadual nº 5.427 , de 01 de abril de 2009;

- o § 5º, do art. 19 , da Lei Estadual nº 5.427 , de 01 de abril de 2009; e

- a busca constante pela efetiva aplicação dos princípios da publicidade, da eficiência e da economicidade;

Decreta:

CAPÍTULO I - DA PRODUÇÃO E TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL

Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso de meio eletrônico na produção, registro, tramitação, consulta, transmissão e arquivamento de documento e processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional.

Parágrafo único. Para o disposto neste Decreto considera-se:

I - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

II - meio eletrônico - qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

IV - transmissão eletrônica - toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

V - assinatura eletrônica - forma de identificação inequívoca do signatário através de assinatura digital ou assinatura cadastrada.

Art. 2º Caberá à Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento (SEFAZ) a escolha, construção, sustentação, manutenção e disponibilização de sistema dotado das funcionalidades necessárias à produção e tramitação digital de documentos e processos administrativos, respeitados os requisitos mínimos de autenticidade, integridade e validade jurídica.

§ 1º Todos os órgãos e entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional deverão produzir e tramitar documentos e processos administrativos eletrônicos através do sistema informatizado gerenciado pela SEFAZ.

§ 2º A adoção do sistema de gestão eletrônica de documentos e processos pelos órgãos e entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional será realizada gradativamente, obedecendo a um cronograma estabelecido pela SEFAZ, conforme disposto no art. 25.

§ 3º Os órgãos e entidades que, ao tempo da publicação do presente, apresentarem sistemas informatizados de tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos em produção ou em desenvolvimento, aderentes aos requisitos mínimos do presente Decreto poderão utilizar seus sistemas legados, mediante autorização da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento.

§ 4º Os órgãos autorizados pela SEFAZ a utilizarem sistemas legados para tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos deverão providenciar, em prazo estabelecido pela SEFAZ, solução tecnológica que viabilize a transmissão eletrônica de processos entre seu sistema e o adotado pela SEFAZ,

Art. 3º A SEFAZ disciplinará o presente Decreto, através de ato próprio, respeitando o disposto no presente e na Lei Estadual nº 5.427 , de 01 de abril de 2009.

Art. 4º Nos órgãos e entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional, a produção e o envio de documentos, processos, pareceres, despachos, informações em geral, recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica na forma deste Decreto, sendo obrigatório o credenciamento prévio dos usuários pela SEFAZ.

§ 1º O credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do usuário.

§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas comunicações.

§ 3º Os credenciados possuirão perfis de acesso compatíveis com as atividades a serem desempenhadas na tramitação dos processos digitais.

Art. 5º A assinatura eletrônica será admitida por meio de identificação individual via login e senha ou, em casos excepcionais, através de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Parágrafo único. Caberá à SEFAZ definir, através de ato próprio, quais tipos de documentos deverão ser eletronicamente assinados exclusivamente através de certificado digital.

Art. 6º A prática de atos assinados eletronicamente implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

Parágrafo único. A assinatura eletrônica é de exclusiva responsabilidade do usuário, de caráter pessoal e intransferível.

Art. 7º As comunicações oficiais que transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual serão feitas preferencialmente por meio eletrônico.

Art. 8º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, desde que fundamentadas as razões para a exceção e mediante autorização da SEFAZ.

CAPÍTULO II - DOS DOCUMENTOS, DA DIGITALIZAÇÃO, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 9º O sistema de gestão eletrônica de documentos e processos deverá dispor de mecanismos para produção, tramitação e armazenamento de documentos e processos administrativos do Poder Executivo estadual.

Parágrafo único. Todos os atos processuais do processo administrativo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão o formato PDF (Portable Document Format).

Art. 10. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 5º são considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados, anexados ou instruídos aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, pelos órgãos do Poder Judiciário, pelo Ministério Público, pelas Procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 2º A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.

Art. 11. A apresentação e a anexação ou instrução da defesa, dos recursos e das petições em geral, em formato digital, nos autos de processo administrativo digital, podem ser feitas diretamente pelos cidadãos, sem necessidade da intervenção dos órgãos públicos envolvidos, hipótese em que a autuação deverá ser feita de forma automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo.

Art. 12. O interessado poderá juntar documentos digitais aos autos, que terão valor de cópia simples.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 14 e 15.

Art. 13. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º Os originais em meio físico, relativos a notas fiscais, contratos e documentos de empresas contratadas pela Administração Pública Estadual, após a digitalização e instrução ou anexação ao processo digital, deverão ser remetidos à unidade responsável pelo arquivamento para cumprir o prazo estabelecido na tabela de temporalidade de documentos vigente.

§ 4º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e

III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

§ 5º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato a ser publicado pela SEFAZ.

Art. 14. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada sindicância para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 15. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art. 16. O acesso ao sistema de tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos será disponibilizado à administração e ao cidadão através da rede mundial de computadores.

Art. 17. A consulta dos autos pelos interessados, de que trata o Capítulo II, da Lei Federal nº 12.527/2011 e o art. 9º , da Lei Estadual nº 5.427/2009 , regulamentada pelo Decreto Estadual nº 43.597/2012, deverá ocorrer, preferencialmente, através de sítio eletrônico de consulta disponível através da rede mundial de computadores.

Parágrafo único. Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado, na forma da Lei.

Art. 18. Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a autenticidade, a acessibilidade, a integridade e a preservação dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

CAPÍTULO III - DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA DOS ATOS PROCESSUAIS

Art. 19. Todo ato gerado e assinado através do sistema de gestão eletrônica de documentos e processos que requeira publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, será realizado por meio de integração sistêmica.

Parágrafo único. Até que seja desenvolvida a solução sistêmica de integração, as publicações no DO deverão ser realizadas pela Imprensa Oficial do Estado do Rio de Janeiro, a partir das informações constantes do documento assinado de forma eletrônica.

Art. 20. Os procedimentos processuais administrativos devem seguir as regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo em vigor.

Parágrafo único. A SEFAZ editará, em ato próprio, normas de Gestão Documental e de Gestão de Protocolo específicas para a tramitação digital de documentos e processos administrativos, no que couber.

Art. 21. No processo administrativo eletrônico, todas as citações, intimações e notificações serão feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.

§ 1º As intimações, notificações e remessas que viabilizem o acesso à íntegra do processo correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 2º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia.

§ 3º No caso do § 2º deste artigo, se o site do Governo se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 4º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de citação, intimação ou notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico.

CAPÍTULO IV - DO ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 22. O arquivamento ou desarquivamento justificado do processo administrativo eletrônico somente poderá ser realizado por servidor, mediante juntada de ato fundamentado.

Parágrafo único. A SEFAZ editará norma específica contendo os procedimentos sistêmicos de arquivamento e desarquivamento para documentos e processos administrativos eletrônicos, observando a Tabela de Temporalidade de Documentos do Estado do Rio de Janeiro.

CAPÍTULO V - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 23. Incumbe às unidades administrativas, por meio de servidores designados para tal fim, verificar diariamente no sistema informatizado para tramitação eletrônica de processos administrativos e documentos a existência de processos digitais pendentes de providências.

Art. 24. O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.

Art. 25. A SEFAZ editará ato próprio, determinando os tipos de processos administrativos e documentos oficiais aptos a tramitar através de via eletrônica, momento em que não poderão ser abertos, elaborados e tramitados através de meio físico.

Parágrafo único. Os processos administrativos ainda inaptos à tramitação eletrônica deverão seguir a legislação ordinária.

Art. 26. Ficam convalidados os atos praticados por meio eletrônico até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e não tenham causado prejuízo aos interessados.

Art. 27. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto Estadual nº 42.352, de 15 de março de 2010, o Decreto Estadual nº 43.598, de 16 de maio de 2012, o Decreto Estadual nº 44.426, de 10 de outubro de 2013 e o Decreto Estadual nº 44.771, de 05 de maio de 2014.

Rio de Janeiro, 20 de outubro de 2017

LUIZ FERNANDO DE SOUZA

*Republicado por ter saído com incorreção no DO de 23.10.2017.