O Diretor Geral da Secretaria de Estado da Justiça, Cidadania e Direitos Humanos, usando da atribuições que lhe confere os art, 43 e 47 da Lei nº 8485, de 3 de junho de 1987, e art. 62 do Regulamento da Secretaria de Estado da Justiça, Cidadania e Direitos Humanos, aprovado pelo Governador do Estado do Paraná, através do Decreto nº 5.558, de 15 de agosto de 2012,

Resolve:

1. Estabelecer na forma do Anexos I os procedimentos a serem adotados pelos Servidores Estaduais lotados nesta Secretaria de Estado, quando da gestão e fiscalização dos contratos administrativos, para que se cumpra as determinações da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e suas alterações, e da Lei Estadual nº 15.608, de 16 de agosto de 2007, e demais dispositivos legais vigentes.

2. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Curitiba, 1º de agosto de 2013. Leonildo de Souza Grota Diretor Geral da SEJU.

ANEXO I

INTRODUÇÃO

Esta Instrução Normativa se baseia nas experiências realizadas na Secretaria de Estado da Justiça, Cidadania e Direitos Humanos - SEJU e Departamentos vinculados, e objetiva orientar e auxiliar todos os Servidores Estaduais, lotados na Secretaria e nos Departamentos vinculados, que participam ativamente da administração, execução e fiscalização dos contratos administrativos, para que se cumpra o que determina a Lei Federal nº 8.666 de 21 de junho de 1993, e suas alterações, e a Lei Estadual nº 15.608, de 16 de agosto de 2007 e demais dispositivos legais vigentes. Os contratos administrativos são os instrumentos utilizados pela SEJU para adquirir bens e contratar serviços de particulares para a manutenção da infraestrutura e funcionamento das suas Unidades e Departamentos de Execução Penal - DEPEN, Departamento de Proteção e Defesa do Consumidor - PROCON e o Departamento de Direitos Humanos e Cidadania - DEDIHC na prestação dos serviços ao cidadão, com a finalidade de alcançar os objetivos de interesse público. Mediante a formalização de contratos, o Agente Público deve exercer, de forma consistente, parametrizada e transparente, a administração, execução e fiscalização das suas compras e serviços, conforme dispõe o Art. 67 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993. O contrato administrativo difere dos contratos celebrados entre partes da iniciativa privada, porque estabelece regras que visam proteger o interesse público em detrimento do particular. Por esse motivo, o acompanhamento e a fiscalização eficiente de um contrato administrativo são procedimentos imprescindíveis do Agente Público na defesa do interesse público. O não cumprimento total ou parcial das disposições contratuais, além de gerar prejuízos à SEJU e à Administração Pública Estadual, pode ter como consequências a aplicação de sanções à empresa contratada e apuração da responsabilidade administrativa, cível ou criminal dos Agentes Públicos.

I. DEFINIÇÕES

1.1. APOSTILA. Anotação ou registro administrativo feita no termo de contrato ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, normalmente na última página ou juntada por meio de outro documento, podendo ser utilizada para simples alteração na indicação de recursos orçamentários ou no reajustamento de preços previsto no edital ou no contrato.(Lei Estadual nº 15.608/2007, art. 108, § 3º).

1.2. ÁREA REQUISITANTE. Unidade administrativa solicitante, usuária ou responsável pelos serviços/produtos objeto da contratação celebrada.

1.3. ÁREA RESPONSÁVEL PELO CONTROLE DOS CONTRATOS. Unidade administrativa responsável pelas atividades inerentes à gestão administrativa dos contratos, sendo responsável pelas análises de propostas de alterações contratuais, prorrogações, encaminhamento das ações relativas a aplicação de penalidades e pela interlocução e orientação com as diversas áreas administrativas. Na SEJU a área responsável pelo controle e gestão administrativo dos contratos é o Setor de Contratos do Grupo Administrativo Setorial - GAS/SEJU.

1.4. COMPRA. Toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 6º, Inciso III).

1.5. CONTRATADO. Pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública Estadual (Lei Estadual nº 15.608/2007, Art. 4º, inciso IX).

1.6. CONTRATANTE. Órgão ou entidade integrante da Administração Pública promotora da licitação ou contratação direta (Lei Estadual nº 15.608/2007, Art. 4º, inciso X).

1.7. CONTRATO ADMINISTRATIVO. Ajuste que a Administração Pública firma com o particular ou outra entidade administrativa para a consecução de objetivos de interesse público, nas condições estabelecidas pela própria Administração (MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. São Paulo: Ed. Malheiros, 2009, 35ª Ed., p. 214.)

1.8. CONTRATO. Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 2º, Parágrafo Único).

1.9. FISCAL DE CONTRATO. Servidor Público representante da SEJU, especialmente designado, por meio de Resolução ou Portaria, como fiscal ou gestor da área requisitante, e que responde pelo acompanhamento e fiscalização da execução de contrato, anotando em registro próprio, todas as ocorrências relacionadas à contratação, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados e solicitando aos superiores, em tempo hábil, a adoção das medidas convenientes nos casos em que as decisões e providências ultrapassarem a sua competência (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 58, inciso III, e Art. 67).

1.10. GARANTIA DE EXECUÇÃO CONTRATUAL. Se prevista em contrato poderá ser prestada mediante caução em dinheiro, títulos da dívida pública, seguro garantia ou fiança bancária. Deve ser revista toda vez que houver alteração do valor contratual (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 56).

1.11. OBRA. Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação realizada por execução direta ou indireta (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 6º, Inciso I).

1.12. PRAZO DE VIGÊNCIA. Período de início e término da existência do contrato, durante o qual as partes, contratada e contratante, devem cumprir mutuamente suas atribuições. Geralmente coincide com data da assinatura ou da publicação do contrato, conforme constar no termo contratual.

1.13. PRAZO DE EXECUÇÃO. Período inserido no prazo de vigência do contrato, determinado para a execução do objeto. Normalmente esse período encerra-se antes do prazo de vigência do contrato.

1.14. REAJUSTE. Recomposição do preço do produto ou serviço contratado em face da variação da correção monetária, mediante aplicação do índice financeiro especificado no edital e no contrato.

1.15. REPACTUAÇÃO. Revisão de preços a partir da avaliação efetiva dos custos do objeto contratado praticados no mercado.

1.16. REVISÃO CONTRATUAL. Objetiva o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato em decorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis, mas que não são percebíveis na celebração do termo contratual.

1.17. RECEBIMENTO PROVISÓRIO. Geralmente aplicável a obras e serviços, esse ato formal, em formulário próprio para uso das Comissões de Recebimento, comprova aceitação provisória do objeto do contrato, para posterior verificação da conformidade com o especificado no edital e no contrato. (Lei Estadual nº 15.608/2007, Art. 123)

1.18. RECEBIMENTO DEFINITIVO. Ato formal emitido e assinado pela Comissão de Recebimento após o decurso do prazo de acompanhamento e fiscalização e que atesta a adequação do objeto do contrato conforme especificações constantes da proposta da Área Requisitante, do edital de licitação e do contrato.

1.19. RELATÓRIO FISCAL. Documento no qual o Fiscal do Contrato efetua todos os registros pertinentes à fiscalização, e que deve ser preenchido periodicamente, informando ao as ocorrências durante a fiscalização, cada vez que houver termo aditivo ou ao final do contrato.

1.20. RESCISÃO. Encerramento ou cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência (Lei Federal nº 8.666/1993, Arts. 77-80).

1.21. SANÇÕES. São penalidades aplicáveis aos contratantes do Poder Público que cometam falhas no curso da relação contratual. As modalidades de sanção estão arroladas na lei de forma escalonada para aplicação desde a penalidade menos severa de advertência, até a mais grave, que é a declaração de inidoneidade. (Capítulo V, art. 147 a 162 da Lei Estadual nº 15.608/2007).

1.22. SERVIÇO. Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 6º, Inciso II).

1.23. SERVIDOR OU AGENTE PÚBLICO. Pessoa que exerce, mesmo que transitoriamente, cargo, função ou emprego público. Neste documento, denominamos como Servidor Público os agentes políticos e servidores públicos, sejam efetivos, comissionados ou temporários, lotados na SEJU ou em qualquer um dos Departamentos vinculados, que participam em qualquer uma das fases dos procedimentos de gestão administrativa, execução e fiscalização dos contratos administrativos celebrados pela SEJU, quais sejam: Secretário de Estado, Diretor Geral, Diretores de Departamentos e Unidades, Chefes, Coordenadores, Gestores de Projetos, Fiscais de Contratos, Responsáveis pelas Unidades Administrativo Financeiras e demais Servidores.(Lei Estadual nº 15.608/2007, Art. 4º, inciso III).

1.24. TERMO ADITIVO. Instrumento pelo qual se formalizam as alterações de preço, prazo, quantidades e, excepcionalmente, nos termos da Lei, especificações do objeto do contrato (Lei Estadual nº 15.608/2007, Art. 108, inciso III, e Art. 112).

II. GESTÃO ADMINISTRATIVA DOS CONTRATOS SEJU

2.1. SETOR DE CONTRATOS.

Na SEJU, a administração dos contratos é exercida pelo Setor de Contratos do GAS/SEJU, responsável de forma centralizada e geral pelo controle, orientação e acompanhamento do fiel cumprimento das obrigações assumidas entre a Secretaria e Empresa Contratada, de forma a auxiliar os Fiscais de Contrato e Unidades, a fim de propiciar qualidade, transparência, regularidade e imparcialidade que devem permear todos os procedimentos no âmbito da Administração Pública Estadual. A administração dos contratos não deve ser confundida com a fiscalização de contrato. A administração é o serviço geral e centralizado na SEJU de gerenciamento de todos os contratos, exercida por uma equipe de profissionais. A administração dos contratos realizada pelo GAS faz a intermediação entre as Unidades da SEJU, Fiscais de Contratos e a Direção da Secretaria, bem como auxiliar na instrução dos processos e compilação de informações contratuais para viabilizar análises do Núcleo Jurídico da Administração (NJA/SEJU) e para as deliberações da Diretoria Geral e da Secretária da SEJU. A fiscalização do contrato é exercida por um representante da Área Requisitante, especialmente designado para cuidar de um ou alguns contratos específicos relacionados a sua Unidade, conforme consta na Lei Federal nº 8.666/1993. Conforme o objeto do contrato, o Fiscal pode ser auxiliado por Servidor ou equipe técnica especializada.

2.2. ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE CONTRATOS.

2.2.1. Executar todos os procedimentos de administração geral dos contratos celebrados pela SEJU;

2.2.2. Instruir os processos de contratação;

2.2.3. Editar os novos contratos ou aditivos cujas minutas tiverem sido previamente aprovadas no processo de contratação;

2.2.4. Subsidiar e auxiliar os fiscais e autoridades administrativas das Unidades no controle de prazos de vigência e de execução dos contratos em que figuram como responsáveis;

2.2.5. Controlar de forma geral os prazos de vigência dos contratos da SEJU;

2.2.6. Analisar e instruir os processos que tratam de alterações contratuais decorrentes de pedidos de reajustes e repactuações;

2.2.7. Analisar e instruir os processos que tratam de reequilíbrio econômico-financeiro dos contratos vigentes na SEJU;

2.2.8. Analisar pedidos de ampliação ou redução de quantitativos contratados;

2.2.9. Analisar e instruir processos que tratam de incidentes relativos a pagamentos;

2.2.10. Analisar e instruir processos que tratam de prorrogações contratuais;

2.2.11. Exercer as atividades de interlocução com as partes do contrato, Fiscais, Chefias, Coordenadores e Diretores dos Departamentos e Unidades da SEJU;

2.2.12. Prestar apoio e orientação aos Servidores Fiscais dos contratos;

2.2.13. Prestar apoio e orientação aos Departamentos e Unidades da estrutura da SEJU na execução dos contratos nos termos da legislação sobre contratos;

2.2.14. Efetuar os registros e controlar a numeração sequencial dos contratos e dos seus aditivos;

2.2.15. Publicar os extratos de contratos e de aditivos nos prazos previstos em lei;

2.2.16. Publicar na íntegra os contratos e aditivos no Portal da SEJU;

2.2.17. Organizar e manter o controle do arquivo dos processos contratuais, em conformidade com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná;

2.2.18. Registrar as informações dos contratos da SEJU no Sistema SEI - Módulo Contratos no portal do Tribunal de Contas do Estado do Paraná na internet;

2.2.19. Efetuar apostilamento (anotação ou registro administrativo) ou juntada de documentos ao termo de contrato ou aos demais documentos.

III. FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS SEJU

3.1. FISCAIS DE CONTRATOS.

Aos Fiscais de Contratos cabe o acompanhamento e controle da execução de determinado contrato, com a responsabilidade de, em primeira instância, defender o interesse público, zelando pelo efetivo cumprimento das obrigações contratuais assumidas e pela qualidade dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados (Lei Federal nº 8.666/1993, Art. 58, inciso II e art. 67).

3.2. ATRIBUIÇÕES DOS FISCAIS DE CONTRATOS.

3.2.1. Acompanhar, fiscalizar e certificar as compras, serviços e obras contratadas no âmbito da SEJU e Departamentos vinculados;

3.2.1. Acompanhar os prazos contratuais para a execução dos objetos e manter contato com a Contratada para agendar as entregas e prestações de serviços antes de expirar o prazo de execução contratual;

3.2.2. Quando da iminência de expirar o prazo contratual da empresa, firmar contato escrito com a Contratada alertando-a quanto à obrigatoriedade de cumprimento dos prazos de execução e demais condições contratuais;

3.2.3. Receber provisória e definitivamente os bens e serviços, conforme o objeto, com auxílio de Servidor ou equipe técnica especializada, documentando, com todas as informações relevantes, fotos etc, mediante relatório assinado que integrará o protocolo relativo à contratação;

3.2.4. Rejeitar imediatamente, no todo ou em parte, os objetos contratuais entregues em desconformidade aos contratos, mediante documentação de tal rejeição e, de acordo com o previsto em contrato, conferir à Contratada prazo para a correção dos vícios e/ou substituição dos produtos, equipamentos ou serviços;

3.2.5. Na hipótese da Contratada deixar de cumprir os prazos contratuais ou deixar de cumprir o disposto no item acima, o fiscal de contrato deverá certificar essas ocorrências, com todas as informações relevantes, datar e assinar e submeter ao seu superior hierárquico para deliberação e encaminhamento ao Setor de Contratos do GAS/SEJU;

3.2.6. Proceder, durante o período de execução do objeto, as anotações, com informações detalhadas, juntando todos os documentos necessários, apontando melhorias e considerações para futuras contratações;

3.2.7. Conferir os dados das Notas Fiscais referentes às compras, serviços e obras, para somente após certificá-las e atestá-las, promovendo previamente as correções devidas junto à Empresa contratada;

3.2.8. Providenciar Recibo ou Termo de Recebimento Provisório ou Definitivo, referente ao objeto do contrato, conforme definido no termo contratual e no edital de licitação;

3.2.9. Manter cópia de toda a documentação referente ao contrato, qual seja:

a) Termo de Contrato assinado;

b) Aditivos existentes, assinados;

c) Edital da licitação;

d) Projeto básico ou termo de referência;

e) Proposta da empresa contratada;

f) Relação das faturas recebidas ou pagas;

g) Correspondências entre fiscal e empresa contratada.

3.2.10. Zelar pelo bom relacionamento com a Empresa contratada, mantendo comportamento ético, probo, imparcial e cortês, como representante da SEJU;

3.2.11. Registrar o cumprimento das exigências e garantias contratuais;

3.2.12. Comunicar o preposto da Empresa contratada sobre as falhas na execução do contrato e sobre as providências para regularização;

3.2.13. Esgotadas as tratativas iniciais com a Empresa contratada, notificar à Direção da SEJU, com cópia ao Diretor do Departamento e Setor de Contratos do GAS/SEJU, sobre o eventual descumprimento dos compromissos pactuados no contrato;

3.2.14. Controlar o saldo de empenho refente ao contrato, em função do valor da fatura, de modo a garantir a continuidade do fornecimento, do serviço ou da obra;

3.2.15. Indicar eventuais necessidades de glosas de faturas;

3.2.16. Manifestar-se quanto à necessidade de alteração dos quantitativos contratados, seja para majorar ou suprimir;

3.2.17. Manifestar-se, por intermédio de pesquisa de interesse dos setores usuários, sobre a qualidade dos serviços e o interesse da SEJU ou do Departamento na prorrogação da vigência contratual, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias;

3.2.18. Manifestar-se, por intermédio de pesquisa de interesse dos setores usuários, sobre a qualidade dos itens adquiridos ou dos serviços e o interesse da Pasta na licitação e celebração de novo contrato, com antecedência mínima de 90 (noventa) dias;

3.2.19. Ao final da vigência do contrato, apresentar relatório com os principais dados e informações sobre a execução do contrato;

3.2.20. Manifestar-se formalmente à Direção da SEJU e do Departamento, sobre a necessidade de prorrogação da vigência contratual, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias;

3.2.21. Apoiar os Setores de Compras na elaboração de especificações do objeto dos contratos nos novos procedimentos licitatórios para manutenção do fornecimento ou do serviço que atualmente fiscaliza;

3.2.22. Nos contratos de prestação de serviços continuados que envolverem alocação de pessoal:

a) Manter planilha nominal com as informações relativas ao pessoal contratado;

b) Conferir se o quantitativo de pessoal que se encontra prestando o serviço está de acordo com o estabelecido no contrato assinado;

c) Conferir a entrega de uniformes e equipamentos de proteção individual, da Contratada aos seus empregados, de acordo com o estabelecido no contrato e no edital de licitação;

d) Conferir se o pessoal contratado possui registro, exigindo da contratada cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS e de toda a documentação referente ao pagamento das obrigações trabalhistas e encargos.