O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO que os documentos de emissão exclusiva da Secretaria de Finanças, Orçamento e Planejamento, por se tratarem de documentos de segurança, devem ter sua distribuição, guarda, conservação e uso disciplinados, a fim de evitar a fraude fiscal,

RESOLVE:

Art. 1º A Nota Fiscal Avulsa e a Nota Fiscal de Produtor, ambas em formulário contínuo, e os Documentos de Arrecadação (DAEMS), modelos 27 e 19, de uso das repartições fazendárias, são documentos de segurança de emissão exclusiva da Secretaria de Finanças, Orçamento e Planejamento.

Art. 2º A circulação dos documentos de segurança será controlada por sistema de processamento de dados, de forma a possibilitar, a qualquer momento, conhecer sua localização.

Parágrafo único. Compete à Coordenadoria de Entrada e Análise de Dados Fiscais/SAT/SEFOP (CEADF) exercer o controle da circulação dos documentos de segurança.

Art. 3º A carga dos documentos de segurança será feita pela CEADF às Agências Fazendárias mediante requerimento (anexo I), no qual constará, obrigatoriamente, o tipo de documento e a quantidade requerida; o número do último documento emitido até aquela data e a quantidade existente em estoque; a ocorrência de quebras de seqüência na emissão dos documentos e a sua motivação, bem como a identificação e a assinatura do Chefe do órgão solicitante.

Parágrafo único. As Agências Fazendárias deverão requerer suprimento de documentos de segurança sempre que:

I - o estoque for insuficiente para atender aos 30 (trinta) dias imediatamente seguintes;

II - ficar caracterizada a necessidade de suprimento emergencial, para atender a uma demanda imprevista.

Art. 4º A cada requisição de fornecimento de documentos de segurança, a CEADF deverá verificar:

I - se os dados do sistema de controle eletrônico correspondem às informações prestadas pelo órgão requisitante;

II - o consumo médio mensal do órgão requisitante e a quantidade de documentos que o mesmo dispõe em estoque, podendo, de acordo com essas informações, restringir o fornecimento dos documentos;

III - a incidência de falhas na seqüência dos documentos já emitidos.

Parágrafo único. Identificada qualquer divergência, a CEADF deverá comunicar, imediatamente, ao Núcleo de Auditoria e Inspeção/SAT, o qual deverá, incontinenti, designar funcionário para apurar, in loco, as irregularidades.

Art. 5º O Chefe ou responsável pelo órgão recebedor deverá conferir os lotes recebidos, observando se as sanfonas (conjunto de documentos) não estão interrompidas e se a numeração corresponde à seqüência fornecida.

§ 1º O Chefe ou responsável pelo órgão recebedor deverá, após a conferência, emitir, em duas vias, o "Recibo de Entrega de Documento de Segurança" (Anexo II) fazendo constar, no campo "Observações", qualquer divergência apurada.

§ 2º As vias do "Recibo de Entrega de Documentos de Segurança" terão a seguinte destinação:

I - 1ª via, encaminhamento à CEADF;

II - 2º via, arquivo na AGENFA.

Art. 6º O disposto nos artigos 3º a 5º aplica-se, também, aos casos em que o fornecimento é feito pela CEADF diretamente aos Postos Fiscais.

Art. 7º O fornecimento dos documentos de segurança aos órgão fazendários (Postos Fiscais, equipes de fiscalização volante, Programa Transportadora, etc...) que, pelo seu porte, não comportem o fornecimento direto pela CEADF, será feito pela Agência Fazendária do município onde estiver sediado.

§ 1º Os Delegados Fiscais deverão comunicar, por escrito, ao Chefe da Agência Fazendária, o nome, o cargo e a matrícula do responsável, em cada órgão fazendário, pela retirada dos documentos de segurança.

§ 2º Os Delegados Fiscais poderão, por motivos de ordem operacional e mediante comunicação prévia e por escrito, autorizar que o fornecimento seja efetuado por Agência Fazendária de outro município que não aquele em que estiver sediado o órgão fazendário.

Art. 8º O Chefe da Agência Fazendária fornecerá os Documentos de Segurança mediante emissão, em duas vias, do "Recibo de Entrega de Documentos de Segurança" (anexo II), no qual constará, obrigatoriamente, o tipo de documento, a quantidade fornecida, os números inicial e final dos documentos fornecidos, o órgão ao qual se destina, a identificação e a assinatura do responsável pela retirada.

§ 1º As vias do "Recibo de Entrega de Documentos de Segurança" terão a destinação prevista no § 2º do art. 5º.

§ 2º A CEADF, ao receber a 1ª via do "Recibo de Entrega de Documentos de Segurança", deverá transferir, no sistema de processamento de dados, os documentos da carga da Agência Fazendária para a carga do órgão recebedor.

Art. 9º O fornecimento dos documentos de segurança nas Agências Fazendárias, para utilização interna, será feito, diariamente, no início do expediente, pelo Chefe do órgão ao funcionário encarregado de sua emissão e será controlado mediante preenchimento do "Controle de Utilização de Documentos de Segurança" (Anexo III).

§ 1º No fornecimento deverá ser identificado o tipo de documento e a seqüência numérica entregue; o nome, o cargo, a matrícula e a assinatura do funcionário recebedor; e a data do recebimento.

§ 2º Diariamente, ao final do expediente, o funcionário encarregado da emissão dos documentos de segurança deverá prestar conta, ao Chefe do órgão, dos documentos utilizados e cancelados, mediante preenchimento do "Controle de Utilização de Documentos de Segurança" (Anexo III), devolvendo-lhe os documentos não-utilizados.

§ 3º O disposto neste artigo aplica-se aos demais órgãos fazendários que emitam documentos de segurança, excetuando-se os Postos Fiscais.

Art. 10. A entrega dos documentos de segurança aos Postos Fiscais será feita pelo responsável pela retirada na Agência Fazendária ao responsável pelo Posto Fiscal ou pela equipe de plantão, mediante lavratura, em livro próprio, de uso do Posto Fiscal, no campo de "Ocorrências", de "Termo de Recebimento de Documento de Segurança".

§ 1º No "Termo de Recebimento de Documento de Segurança" deverá ser identificado o tipo de documento e a seqüência numérica entregue; o nome, o cargo, a matrícula e a assinatura do funcionário recebedor; e a data do recebimento.

§ 2º Em cada passagem de plantão deverá ser lavrado, em livro próprio, o "Termo de Passagem de Plantão", no qual deverá constar, individualizados por espécie de documento de segurança, o saldo anterior; os documentos utilizados e cancelados; o saldo atual; a data da passagem do plantão; o nome, o cargo, a matrícula e a assinatura dos funcionários responsáveis pela equipe que está saindo e pela equipe que está entrando de plantão.

Art. 11. A guarda e a conservação dos Documentos de segurança é responsabilidade do Chefe ou do responsável pelo órgão encarregado de sua emissão.

Art. 12. Ao cancelamento e às alterações dos documentos de segurança em geral aplicam-se, no que couber, as disposições da Resolução/SEF nº 880, de 31 de agosto de 1993.

Art. 13. Os encaminhamentos dos documentos de segurança, dos requerimentos e dos recibos serão efetuados através do serviço de SEDEX da Empresa de Correios e Telégrafos (ECT), mediante Aviso de Recebimento (AR).

Parágrafo único. A CEADF deverá, em conjunto com a ECT, adotar os procedimentos de segurança aplicáveis ao transporte de carga valiosas, relativamente às remessas de documentos de segurança.

Art. 14. O descumprimento das normas estabelecidas nesta Portaria implicará na aplicação, ao responsável pela guarda dos documentos de segurança, das sanções e/ou penalidades administrativas cabíveis.

Art. 15. Os casos omissos serão resolvidos pelo Superintendente de Administração Tributária.

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro de 1997 e revogando as disposições em contrário.

Campo Grande, 2 de dezembro de 1996.

JOSÉ ANCELMO DO SANTOS

Superintendente de Administração

Tributária

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

SECRETARIA DE FINANÇAS, ORÇAMENTO E PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA

REQUERIMENTO DE FORNECIMENTO DE DOCUMENTOS DE SEGURANçA

Sr. Coordenador,

(Nome), (Cargo), (Matrícula), Chefe da Agência Fazendária de ________________________, requer sejam fornecidos os seguintes documentos de segurança:

Outrossim, informamos que esta AGENFA possui em estoque, nesta data, os seguintes documentos:

_________________________________, __________________

(Município)(data)

____________________________________

Ass. do Chefe da AGENFA

Coordenadoria de Entrada e Análise de Dados Fiscais

R. João Pedro de Souza, nº 966 - Monte Líbano

Campo Grande/MS

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

SECRETARIA DE FINANÇAS, ORÇAMENTO E PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA

RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DE SEGURANÇA

EU, (Nome), (Cargo), (Matrícula), DECLARO que recebi e conferi, nesta data, os documentos de segurança abaixo relacionados, a serem utilizados na (o) (Nome do órgão) .

_________________________________, __________________

(Município) (data)

____________________________________

Ass. e identificação do Responsável

1ª via - CEADF

2ª via - Arquivo AGENFA