O Secretário de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do art. 69 da Constituição Estadual, bem como o art. 5º da Lei Estadual nº 10.107 de 25 de junho de 2014,

Resolve:

Art. 1º Instituir o Peticionamento Eletrônico como forma oficial de recebimento da documentação pela Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema e estabelecer procedimentos específicos a serem observados no processo eletrônico.

CAPÍTULO I - DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria considera-se:

I - Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente por Usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, podendo-se dar das seguintes formas:

a) Assinatura Digital: assinatura baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; ou

b) Assinatura Cadastrada: registro realizado por meio de login e senha, obtidos mediante prévio credenciamento de acesso de Usuário;

II - Autenticação: Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, feita por meio de elemento de verificação inserido no próprio documento, ou por Declaração de pessoa investida de autoridade para tanto;

III - Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

IV - Digitalização: conversão fiel da imagem de um documento para código digital;

V - Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa natural ou jurídica no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte e dotado de organicidade;

VI - Documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

VII - Documento externo: documento de origem externa carregado no GED-SEMA;

VIII - Documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de Pareceres e Notas Técnicas;

IX - Categoria de acesso: classificação quanto ao nível de acesso (pública, restrito ou sigiloso) de documentos e processos eletrônicos no GED-SEMA, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

X - Nível de acesso: controle de acesso de Usuários internos a processos e documentos no GED-SEMA quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

a) Público: com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;

b) Restrito: quando se tratar de informação sigilosa não classificada; e

c) Sigiloso: quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos temos dos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado;

XI - Número Único de Protocolo-NUP: código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido, recebido ou autuado na Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema;

XII - OCR - Optical Character Recognition: tecnologia de reconhecimento de caracteres que possibilita a obtenção, a partir de um arquivo de imagem, arquivo de texto passível de ser pesquisado por termos;

XIII - Peticionamento eletrônico: petição ou documento enviado eletronicamente por Usuário externo, por meio de ferramenta específica disponibilizada pela Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema, com a finalidade de instaurar processo ou ser juntado a autos de processo em andamento, bem como para requerer informação ou vista de autos;

XIV - Processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;

XV - Protocolo Central: Setor responsável por executar as atividades de protocolo no âmbito da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema;

XVI - Setor: divisão ou subdivisão da estrutura organizacional da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema;

XVII - Gerenciador Eletrônico de Documentos - GED - SEMA: sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema;

XVIII - Tramitação: movimentação do processo de um Setor a outro, por meio do GED-SEMA;

XIX - Usuário externo: qualquer pessoa natural ou jurídica autorizada a acessar ou atuar em processos eletrônicos que não seja caracterizada como Usuário interno ou Usuário Colaborador.

Art. 3º O Peticionamento Eletrônico poderá ser utilizado por pessoa natural ou jurídica que figure como parte ou interessada em processo administrativo no âmbito da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema.

§ 1º No caso de pessoa natural, o cadastro de usuários dar-se-á com o fornecimento de informações pessoais e apresentação da documentação exigida, nos termos do art. 9º desta Portaria.

§ 2º No caso de pessoa jurídica, o cadastro será feito por pessoa natural investida dos devidos poderes de representação, sujeitos à verificação documental pela área técnica/triagem.

CAPÍTULO II - DO PROCESSO ELETRÔNICO DA SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E RECURSOS NATURAIS - SEMA.

Art. 4º Todos os documentos no âmbito do GED-SEMA integrarão processos eletrônicos.

§ 1º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de Peticionamento Eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados nos termos do § 2º somente será necessária nas hipóteses previstas nos § 5º e § 6º, ou quando a lei ou Regulamento expressamente o exigirem.

§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados nos termos do § 2º são de responsabilidade do Usuário externo, que responderá por eventuais adulterações ou fraudes pelas vias administrativa, civil e criminal.

§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início a diligências de verificação do documento impugnado.

§ 6º A Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema poderá exigir, a seu critério, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, dos originais de documentos digitalizados juntados, por iniciativa de Usuários internos ou externos, a autos de processos eletrônicos que tenham tramitado ou estejam em curso na pasta.

Art. 5º O processo eletrônico deverá ser gerado e mantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:

I - instauração em ordem cronológica, lógica e contínua;

II - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e

III - nível de acesso atribuído individualmente a cada documento, permitida a reclassificação quando necessária.

Art. 6º A situação da tramitação de documentos sem restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento e sem formalidades, através do login de acesso do interessado, este definido na forma do art. 9 .º da Lei nº 9.784/1999 , na própria página de Peticionamento Eletrônico no Portal da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais- Sema na internet.

§ 1º Sem prejuízo do disposto na legislação sobre o acesso à informação e no Regimento Interno da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema, a consulta a documentos com algum tipo de restrição de acesso ocorrerá diretamente pelo GEDSEMA, no caso de pessoa que figure como parte ou interessada no processo e que tenha acesso deferido aos autos eletrônicos, ou mediante Requerimento:

I - de vistas, na forma do Anexo III;

II - dirigido por correio eletrônico à Chefia da Unidade, que determinará a juntada da mensagem, em formato PDF, aos autos do processo;

III - encaminhado por via postal a Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais- Sema, que digitalizará e incluirá a correspondência nos autos do processo;

IV - realizado por meio do Serviço de Informações GEDSEMA da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema.

§ 2º Os requerimentos de vista ou de cópia de documentos sem restrição de acesso ou aos quais o interessado já possua acesso diretamente pelo Sistema serão indeferidos e não suspenderão os prazos de defesa, recurso administrativo, ou de qualquer outra manifestação.

CAPÍTULO III - DO ACESSO E CREDENCIAMENTO DE USUÁRIO EXTERNO

Art. 7º O Usuário externo, mediante credenciamento, poderá:

I - encaminhar Requerimentos, petições e documentos, para juntada aos autos de processos nos quais configure como parte ou pessoa interessada e habilitada;

II - acompanhar a tramitação dos processos;

III - receber Ofícios e Notificações relativos aos processos em que figure como parte ou interessado;

IV - requerer vista dos autos, mediante disponibilização da área competente;

V - assinar Contratos, Convênios, Termos, Acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema mediante autorização da área competente.

Art. 8º O credenciamento e o acesso de Usuário externo são pessoais e intransferíveis e dar-se-ão mediante solicitação efetuada no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema, seguida de envio da documentação exigida, nos termos do art. 9º.

§ 1º A solicitação de credenciamento e acesso de Usuário externo será analisada e, se regular, deferida por Usuário interno com Perfil de Administrador.

§ 2º É vedado ao Usuário externo cadastrar-se mais de uma vez no Sistema.

§ 3º Em caso de necessidade de alteração de dados pessoais, o Usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio do formulário constante do Anexo II, o qual deverá ser submetido, exclusivamente, por Peticionamento Eletrônico, utilizando-se o login e Senha do solicitante.

Art. 9º Para o credenciamento de acesso, o Usuário externo deverá preencher o formulário disponível no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema e encaminhar à Pasta os seguintes documentos:

I - cópias autenticadas dos documentos de identidade e Cadastro de Pessoa Física - (CPF);

II - cópia de comprovante de endereço;

III - Declaração de concordância e veracidade constante no Anexo I, devidamente preenchida e assinada, com firma reconhecida, nos casos em que seja definido no formulário específico.

§ 1º A Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema poderá solicitar documentação complementar para a efetivação do cadastro.

§ 2º O Resultado da análise da documentação será informado ao Usuário por mensagem eletrônica.

Art. 10. O credenciamento de acesso ficará condicionado à aceitação das condições regulamentares que disciplinam o GEDSEMA e o processo eletrônico, ficando o Usuário sujeito a responsabilização administrativa, civil e penal em caso de utilização indevida do Sistema ou de suas funcionalidades.

Art. 11. São de exclusiva responsabilidade do Usuário externo:

I - o sigilo da Senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo, em nenhuma hipótese, admitida qualquer alegação de uso indevido ou por terceiros;

II - a autenticidade dos documentos digitalizados e enviados;

III - a equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;

IV - o encaminhamento de documentos em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pela Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema no que se refere à formatação e tamanho do arquivo, inclusive quanto à utilização preferencial da tecnologia OCR;

V - a conservação, até que decaia o direito administrativo de rever os atos praticados no processo, dos originais dos documentos digitalizados enviados por meio de Peticionamento Eletrônico, os quais, se solicitado, deverão ser apresentados na Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema para conferência;

VI - a consulta diária ao endereço de e-mail cadastrado e ao GED-SEMA, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VII - a atualização de seus dados cadastrais no GED-SEMA; e

VIII - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o GED-SEMA não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.

§ 1º A não obtenção de acesso ou credenciamento no GED-SEMA, ou eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do GED-SEMA não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações ou inobservância de prazos processuais.

§ 2º Cabe ao Usuário manter sempre atualizado o endereço de e-mail fornecido para cadastro de Usuário externo, bem como assegurar a viabilidade de recebimento de mensagens eletrônicas.

Art. 12. Após a realização do cadastro de Usuário externo no site e o recebimento dos documentos pertinentes, a Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema terá até 5 (cinco) dias úteis para liberar o acesso ou informar eventual pendência na documentação.

CAPÍTULO IV - DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO E PRAZOS

Seção I - Dos Aspectos Gerais

Art. 13. O Peticionamento Eletrônico será registrado automaticamente pelo GED-SEMA, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos, os seguintes dados:

I - número do processo;

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

III - data e horário do recebimento da petição; e

IV - identificação do signatário da petição.

Art. 14. A partir da implementação de funcionalidade de emissão e gestão de Procurações eletrônicas pelos Usuários externos no GED-SEMA, serão aceitas Procurações emitidas e assinadas diretamente no referido Sistema.

Art. 15. Os documentos originais em suporte físico cujo encaminhamento eletrônico seja tecnicamente inviável ou cuja análise física pela área técnica seja imprescindível deverão ser protocolizados no Protocolo Central da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema, ou enviados por via postal.

Parágrafo único. Os documentos cujo encaminhamento eletrônico seja tecnicamente inviável ou cuja análise pela área técnica seja imprescindível serão descritos no Portal da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema ou no próprio Sistema por meio do qual for feito o peticionamento, em campo específico.

Art. 16. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo GED-SEMA.

§ 1º Salvo disposição em contrário, o ato processual realizado por meio eletrônico será considerado tempestivo quando efetivado até as 23h59min59 (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

Seção II - Da Disponibilidade do Sistema

Art. 17. O GED-SEMA estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade por motivo técnico ou em razão de manutenção programada.

§ 1º As manutenções programadas do Sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria na Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema na Internet e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22h (vinte e duas horas) dos domingos ou da 0h (zero hora) às 6h (seis horas) nos demais dias da semana.

§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do GED-SEMA quando:

I - for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6h (seis horas) e às 23h (vinte e três horas);

II - ocorrer entre as 23h (vinte e três horas) e as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos).

Art. 18. Considera-se indisponibilidade do GED-SEMA a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - consulta aos autos digitais; ou

II - Peticionamento Eletrônico diretamente pelo GED-SEMA

Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do GED-SEMA as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do Usuário externo e a rede de comunicação pública, ou qualquer outra impossibilidade técnica decorrente de falhas nos equipamentos ou programas do Usuário.

Art. 19. A indisponibilidade do GED-SEMA será aferida por Sistema de Monitoramento da Área de Tecnologia da Informação da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema, a qual divulgará, periodicamente, em página própria no Portal da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema na internet, Relatórios de interrupções de funcionamento contendo, pelo menos, as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e

II - relação dos serviços que ficaram indisponíveis.

Seção III - Dos Prazos

Art. 20. Salvo disposição em contrário, os prazos serão contados em dias úteis, excluindo o dia do começo e incluindo o dia do vencimento.

§ 1º Não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou do Distrito Federal na contagem dos prazos relativos a processos em tramitação na Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema.

§ 2º Em caso de indisponibilidade do GED-SEMA, os prazos com vencimento na data da ocorrência serão prorrogados para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

Art. 21. Decorrido o prazo, extingue-se o direito de praticar ou emendar o ato procedimental, independentemente de Declaração do ente público, ficando assegurado, porém, à parte provar que não o realizou por justa causa.

Art. 22. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

DÊ-SE CIÊNCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

SECRETARIA DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E RECURSOS NATURAIS, EM SÃO LUIS, 02 DE JULHO DE 2019.

RAFAEL CARVALHO RIBEIRO

Secretário de Estado do Meio Ambiente e Recursos Naturais

ANEXO I CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO NO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (GED-SEMA)

DECLARAÇÃO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE

Declaro aceitar os termos e condições que regem o processo administrativo eletrônico, previstos na Portaria SEMA nº 0118/2019, de 01 de julho de 2019 e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login e senha) e tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Declaro, ainda, que o endereço informado referente ao meu domicílio é verdadeiro e que são de minha exclusiva responsabilidade:

I - o sigilo da Senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e os constantes do documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos documentos essenciais e complementares;

III - a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo Sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

IV - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados a Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema para qualquer tipo de conferência;

V - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente;

VI - a realização por meio eletrônico de todos os atos e comunicações processuais entre a Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema, o Usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meio diverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio;

VII - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo GED-SEMA, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, considerado sempre o horário oficial de Brasília/DF, independente do fuso horário em que se encontre o Usuário externo;

VIII - a consulta periódica ao GED-SEMA ou ao Sistema por meio do qual efetivou o Peticionamento Eletrônico, a fim de verificar a ocorrência de atualizações nos processos;

IX - as condições da rede de comunicação, o acesso ao provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e

X - a observância dos períodos de manutenção programada, que serão realizadas, preferencialmente, no período da 0 hora dos sábados às 22 horas dos domingos ou da 0 hora às 6 horas nos demais dias da semana, ou qualquer outro tipo de indisponibilidade do Sistema.

Para que este Cadastro seja analisado e, se for o caso, aprovado, o Usuário deverá apresentar-se pessoalmente no Protocolo Central da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema com o Registro Geral (Identidade) e CPF (original e cópia para fins de autenticação administrativa), juntamente com o original do presente Termo assinado.

Atenção: Alternativamente, poderão ser entregues por terceiro ou enviados via Correio, ou ainda por e-mail, as cópias autenticadas e o presente Termo com reconhecimento de firma da assinatura em Cartório.

Endereço:

Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais-Sema Protocolo Central - CODOC/CGLOG/SPOA

AV. DOS HOLANDESES, Nº 04, QUADRA 06, EDIFÍCIO

MANHATTAN, CALHAU - 65071-380 - SÃO LUIS/MA

Local:____________, _______ de ______________ de _________

Assinatura do Usuário

ANEXO II FORMULÁRIO DE ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO

Solicito que o meu cadastro de Usuário externo seja atualizado com os seguintes dados e me responsabilizo pela veracidade das informações:

Atenção: Para que este Cadastro seja atualizado e, se for o caso, aprovado, o usuário deverá enviá-lo, exclusivamente, via peticionamento eletrônico, por meio do login do solicitante.

Local:____________, _______ de _______ de _________

Assinatura do Usuário

ANEXO III SOLICITAÇÃO DE CÓPIA OU VISTA A DOCUMENTOS

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Para que seja concedida vista a processo o Usuário deverá apresentar-se pessoalmente no Serviço de Protocolo da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais - Sema com o Registro Geral (Identidade) e CPF (original e cópia para fins de autenticação administrativa), juntamente com o original da presente Solicitação assinada.

Atenção: Alternativamente, poderão ser entregues por terceiro ou enviados por correio, ou ainda por e-mail, as cópias autenticadas e a presente Solicitação com reconhecimento de firma da assinatura em cartório.

Endereço:

Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Naturais Protocolo Central - CODOC/CGLOG/SPOA

AV. DOS HOLANDESES, Nº 04, QUADRA 06, EDIFÍCIO

MANHATTAN, CALHAU - 65071-380 - SÃO LUIS/MA

A terceira opção é, em caso de processo restrito, no qual o Usuário seja parte interessada, encaminhar o formulário via Peticionamento Eletrônico, por meio do login do solicitante.

Local:____________, _______ de ________ de _________

Assinatura do Usuário