O Ministro de Estado da Previdência e Assistência Social, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto do art. 4º do Decreto nº 4.420, de 11 de outubro de 2002, resolve

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno do Gabinete do Ministro.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Fica revogada a Portaria MPAS/GM/nº 2.890, de 21 de dezembro de 1995, publicada na Seção 1 do Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 1995.

JOSÉ CECHIN

Art. 1º Ao Gabinete do Ministro compete:

I - assistir o Ministro de Estado em sua representação política e social e ocupar-se com as Relações Públicas e com o preparo e despacho do seu expediente pessoal;

II - acompanhar o andamento dos projetos de interesse do Ministério, em tramitação no Congresso Nacional;

III - providenciar o atendimento às consultas e aos requerimentos formulados pelo Congresso Nacional;

IV - providenciar a publicação oficial e a divulgação das matérias relacionadas à área de atuação do Ministério;

V - planejar, coordenar e supervisionar o desenvolvimento das atividades de Comunicação Social do Ministério;

VI - exercer outras atribuições que lhe forem designadas pelo Ministro de Estado.

Art. 2º O Gabinete do Ministro tem a seguinte estrutura:

1. Coordenação Geral do Gabinete;

1.1 Coordenação de Apoio Técnico,

1.2 Coordenação de Assuntos Administrativos e de Execução Orçamentária e Financeira,

1.3 Divisão de Apoio Técnico de Informação,

1.4 Divisão de Execução Orçamentária e Financeira,

1.5 Serviço de Apoio Administrativo.

2. Coordenação Geral de Cerimonial e Cooperação Técnica Internacional;

2.1 Coordenação de Cerimonial,

2.2 Serviço de Organização de Eventos e Cerimonial,

2.3 Serviço de Viagens Internacionais.

3. Assessoria de Comunicação Social;

3.1 Divisão de Imprensa,

3.2 Divisão de Relações Públicas,

3.3 Divisão de Publicidade, Propaganda, Editoração e Produção Gráfica,

3.4 Divisão de Apoio Administrativo,

3.5 Serviço de Reportagem e Relacionamento com a Imprensa,

3.6 Serviço de Relacionamento e Atendimento ao Cidadão,

3.7 Serviço de Gerenciamento dos Canais de Comunicação da Previdência Social.

4. Assessoria de Assuntos Parlamentares;

4.1 Divisão de Acompanhamento de Processos Legislativos,

4.2 Divisão Técnica de Estudos Legislativos.

Art. 3º O Gabinete do Ministro será dirigido pelo Chefe de Gabinete; as Assessorias, por Chefe; as Coordenações-Gerais, por Coordenador-Geral; as Coordenações por Coordenador; e as Divisões, Serviços e Seções, por Chefe, cujos cargos serão providos na forma da legislação em vigor.

§ 1º As Unidades que compõem a estrutura do Gabinete do Ministro mencionadas no caput exercerão suas atividades sob a supervisão da Chefia do Gabinete.

§ 2º Os titulares dos cargos de que trata o caput serão substituídos, em suas faltas e impedimentos legais, por servidores designados na forma da legislação vigente.

Art. 4º A Chefia de Gabinete contará com três assistentes DAS 102.2, cinco auxiliares DAS 102.1, 18 FG1, 20 FG2 e 26 FG3.

Art. 5º A Coordenação-Geral do Gabinete tem por finalidade coordenar as áreas de Administração Financeira, Patrimonial, Comunicação Administrativa e Execução Orçamentária e Financeira.

Art. 6º À Coordenação de Apoio Técnico compete:

I - executar as atividades de redação e revisão de expedientes oriundos do Gabinete do Ministro;

II - organizar e executar os serviços de digitação, reprodução e encadernação de correspondências, documentos e demais expedientes;

III - providenciar a publicação dos atos oficiais do Gabinete do Ministro, em Diário Oficial da União ou Boletim de Serviço, quando for o caso;

IV - conferir as matérias do Gabinete publicadas em Diário Oficial da União;

V - controlar a numeração dos expedientes do Gabinete do Ministro;

VI - manter controle dos expedientes e documentos oficiais;

VII - pesquisar e acompanhar a tramitação de processos de interesse do Gabinete;

VIII - fornecer informações às diversas unidades do Gabinete do Ministro, referentes à documentação sob sua guarda, quando solicitadas;

IX - providenciar a protocolização de documentos, quando necessário;

X - executar o encaminhamento e a entrega dos expedientes, processos e documentos, bem como providenciar recibos e controle das remessas, zelando pela guarda e conservação destes, possibilitando o manuseio e a consulta de tal material em casos de necessidade;

XI - organizar o arquivamento de documentos, promover os registros de expedientes recebidos e expedidos, e atualizar as informações do andamento dos expedientes;

XII - providenciar o arquivamento e desarquivamento de processos e expedientes do Gabinete do Ministro;

XIII - manter arquivo atualizado dos expedientes sob sua guarda e responsabilidade;

XIV - executar as atividades relativas ao recebimento e à transmissão de mensagens via telex e fax, que forem de competência do Gabinete do Ministro.

Art. 7º À Divisão de Apoio Técnico de Informação compete:

I - acompanhar as atividades de Informática no âmbito do Gabinete do Ministro, representando a Unidade perante a Coordenação-Geral de Informática, sendo responsável pela manutenção e pelo uso adequado dos equipamentos instalados no Gabinete do Ministro, assim como pelo gerenciamento de dados e segurança das informações;

II - ordenar e controlar o registro eletrônico da documentação oficial.

Art. 8º Coordenação de Assuntos Administrativos e de Execução Orçamentária e Financeira, compete:

I - executar as atividades relacionadas com a elaboração da proposta orçamentária da Unidade Gestora Gabinete do Ministro, bem como aquelas referentes à solicitação de créditos suplementares;

II - acompanhar a execução do orçamento e a gestão financeira, providenciando a documentação e os registros correspondentes;

III - supervisionar e orientar a execução de atividades relacionadas com empenhos, pagamentos e liquidação de despesas, diárias e hospedagem;

IV - elaborar a prestação anual de contas referente aos projetos e atividades que estejam a cargo do Gabinete, bem como o Relatório de Gestão;

V - levantar as necessidades de recursos orçamentários e financeiros no âmbito do Gabinete;

VI - subsidiar a elaboração da Proposta Orçamentária do MPAS;

VII - atender à pauta de viagem do Ministro e executar as despesas decorrentes dela, assim como a prestação de contas dos recursos executados, através de Suprimento de Fundos;

VIII - solicitar recursos orçamentários junto à CORFI (Coordenação Financeira);

IX - emitir provisões de recursos orçamentários à Coordenação-Geral de Serviços Gerais;

X - acompanhar e solicitar o repasse de recursos financeiros;

XI - redigir e processar correspondências, relatórios e diligências, em processos vinculados a pagamentos de despesas do Gabinete;

XII - atender às solicitações dos órgãos de Controle Interno e Externo.

Art. 9º À Divisão Orçamentária e Financeira compete:

I - providenciar o pagamento de diárias e a emissão de passagens, no âmbito do Gabinete do Ministro, Secretaria Executiva e Consultoria Jurídica, inclusive no que diz respeito às viagens internacionais;

II - elaborar a previsão orçamentária das despesas para pagamento de diárias, passagens e materiais permanentes e de consumo;

III - requisitar passagens e emitir proposta de concessão de diárias;

IV - providenciar a publicação, em Boletim de Serviço, de demonstrativo das despesas com as viagens ocorridas a cada mês;

V - acompanhar a prestação de contas dos suprimentos de fundos do Gabinete do Ministro;

VI - prestar contas dos recursos gastos nas viagens do Ministro;

VII - fornecer informações para a elaboração do Relatório de Gestão ao final de cada exercício;

VIII - fornecer dados para a elaboração de Proposta de Créditos Adicionais;

IX - emitir os empenhos das despesas realizadas na esfera do Gabinete do Ministro;

X - elaborar relatório da conformidade diária e documental;

XI - controlar os saldos orçamentários;

XII - manter o controle e a posse dos documentos de pagamentos efetuados;

XIII - efetuar os pagamentos das despesas realizadas;

Art. 10. Ao Serviço de Apoio Administrativo compete:

I - supervisionar e controlar o estoque de material permanente e de consumo, providenciando sua aquisição e distribuição;

II - administrar a execução dos serviços de limpeza, copa e portaria, bem como os de controle, guarda, conservação e manutenção de bens e instalações, no âmbito do Gabinete do Ministro;

III - acompanhar e dispensar o necessário apoio administrativo às reuniões promovidas pelos Conselhos e demais órgãos do Ministério, realizadas na sala de reuniões do Gabinete do Ministro, assim como providenciar o atendimento de copa;

IV - fornecer material permanente e de consumo necessários às atividades do Gabinete do Ministro, mediante compra direta e requisições à Coordenação Geral de Serviços Gerais;

V - controlar o material permanente em uso no Gabinete do Ministro, em consonância com a Coordenação Geral de Serviços Gerais;

VI - suprir as unidades do Gabinete com os diversos materiais permanentes necessários, através da Coordenação Geral de Serviços Gerais;

VII - proceder à manutenção, guarda, controle, distribuição e baixa do material permanente em uso no Gabinete.

VIII - agendar e acompanhar as reuniões promovidas no âmbito do Ministério, Conselhos e demais entidades vinculadas, quando realizados na sala de reuniões do Gabinete do Ministro;

IX - supervisionar, orientar e executar as atividades de apoio relacionadas ao pessoal lotado no Gabinete, quanto à freqüência, licença, férias e distribuição de contra-cheques.

Art. 11. Ao Setor de Material de Consumo compete:

I - proceder à aquisição de material de consumo emergencial;

II - suprir as unidades através de requisições junto à Coordenação Geral de Serviços Gerais;

III - receber, controlar e distribuir o material necessário;

IV - elaborar relatório de controle do material utilizado.

Art. 12. À Coordenação-Geral de Cerimonial e Cooperação Técnica Internacional compete:

I - assistir o Gabinete do Ministro nos assuntos referentes a eventos nacionais e internacionais de interesse do Ministério;

II - supervisionar, avaliar e controlar a participação do Ministério, INSS e Dataprev em eventos como: simpósios, encontros, seminários, congressos e outros, cujos objetivos mantenham afinidade com as ações ministeriais;

III - organizar e coordenar o Cerimonial e o Protocolo, zelando pelo cumprimento das formalidades indispensáveis em atos solenes realizados sob a presidência do Ministro de Estado e da Diretoria Colegiada do INSS;

IV - promover, programar e organizar a realização de solenidades, comemorações e outros eventos, em consonância com a Política de Relações Públicas do Ministério, do INSS e da Dataprev;

V - Gerar Relatório de Avaliação de Eventos, quando realizados por outros Órgãos ou Organismos Internacionais, e nos quais esteja sendo solicitada a participação do Ministro de Estado ou representante do MPAS;

VI - Instruir, fundamentar e elaborar despacho autorizativo dos processos de afastamento do País, que serão submetidos à deliberação do Ministro de Estado;

VII - Encaminhar à Chefia de Gabinete solicitação para organização de eventos nacionais ou internacionais, acompanhada de Projeto Básico e proposta de programação;

VIII - Coordenar e supervisionar as atividades referentes à organização de eventos nacionais e internacionais - tais como: cursos, workshops ou seminários relevantes para as áreas de atuação do Ministério;

IX - Coordenar e supervisionar o Plano de Cerimonial para eventos nacionais e internacionais realizados pelo Ministério;

X - Encaminhar à Chefia de Gabinete relatórios referentes aos eventos realizados pela Coordenação-Geral;

XI - Coordenar e supervisionar atividades específicas da organização de eventos, identificando o local adequado, com levantamento de custos e solicitação de parcerias e apoio, quando necessário.

Art. 13. À Coordenação de Cerimonial compete:

I - divulgar os eventos internacionais de Previdência Social no âmbito do Ministério, sempre que solicitado pela Chefia de Gabinete;

II - auxiliar nas atividades que envolvem eventos e viagens internacionais;

III - elaborar agenda de visitas ou missões estrangeiras no Ministério, acompanhando as mesmas;

IV - possibilitar a convergência de informações internacionais referentes à Previdência Social para setores específicos;

V - supervisionar estudos de adesão, por parte do Brasil, a organismos internacionais que atuem na área da Previdência Social;

VI - manter atualizado o banco de dados referente às documentações e informações de organismos internacionais - anuidades e publicações;

VII - orientar e acompanhar, com as diversas áreas do Ministério, as ações de transferência de conhecimentos adquiridos pelos servidores, na participação de eventos no exterior;

VIII - auxiliar as Secretarias do Ministério em assuntos internacionais, disponibilizando as fontes de informações atualizadas.

Art. 14. Ao Serviço de Organização de Eventos e Cerimonial compete:

I - elaborar e executar o plano de cerimonial de eventos nacionais e internacionais realizados pelo Ministério;

II - organizar eventos nacionais e internacionais - reuniões, cursos, workshops ou seminários, previamente aprovados;

III - acompanhar a agenda e executar o Plano de Cerimonial de visitas ou missões estrangeiras no Ministério;

IV - elaborar relatórios detalhados referentes aos eventos realizados.

Art. 15. Ao Serviço de Viagens Internacionais compete:

I - protocolar as solicitações de afastamento do País, observando o prazo e as disposições legais que regem a matéria;

II - atualizar o banco de dados de viagens internacionais autorizadas, e gerar relatórios periódicos;

III - acompanhar, nas diversas áreas do Ministério, as ações de transferência de conhecimentos adquiridos pelos servidores que participaram de eventos no exterior, observando, inclusive, a entrega dos relatórios de viagem detalhados.

Art. 16. A Assessoria de Comunicação Social tem por objetivo planejar, coordenar e orientar as atividades de Comunicação Social, no âmbito do Ministério e de suas entidades vinculadas, estando sujeita às orientações normativas do Órgão responsável pela Comunicação Social da Presidência da República.

Art. 17. À Divisão de Imprensa compete:

I - promover a articulação do Ministério com os órgãos responsáveis pela captação, produção e difusão de notícias, com vistas à divulgação das ações da Pasta;

II - divulgar informações de interesse da Instituição e dos seus públicos, de forma a auxiliar na ampliação da cobertura do Seguro Social.

III - pesquisar e selecionar matérias e/ou notícias de interesse do Ministério, para efeito de acompanhamento das tendências da opinião pública.

Art. 18. Ao Serviço de Reportagem e Relacionamento com a Imprensa compete:

I - captar informações e produzir notícias de interesse da Instituição e dos seus públicos, principalmente quanto à inscrição de novos segurados e à permanência dos clientes da Previdência;

II - dinamizar os contatos e o intercâmbio de informações com os públicos e mídias internas e externas;

III - promover a excelência no relacionamento da Assessoria com as projeções estaduais que integram o Subsistema de Comunicação Social do Ministério, e com os órgãos de imprensa em geral.

Art. 19. À Divisão de Relações Públicas compete:

I - implantar, coordenar e supervisionar projetos de relações públicas e marketing, internos e externos, de caráter informativo e educativo, visando uma maior integração e cooperação entre os servidores do Ministério e entidades vinculadas, assim como entre a Previdência Social e o cidadão;

II - conhecer, por meio de pesquisa, as necessidades e exigências do cliente da Previdência Social, e implementar ações internas e externas de marketing, tendo em vista promover a satisfação e a permanência do cliente previdenciário;

III - realizar campanhas de mídia alternativa com a utilização de espaços gratuitos, não caracterizados como mídia básica, e que permitam a veiculação de informações institucionais;

IV - supervisionar e coordenar o Museu da Previdência Social, objetivando a organização e a preservação do acervo histórico, garantindo a catalogação de documentos e publicações e a divulgação da história da Previdência Social no Brasil, além de promover o intercâmbio com outros museus, redes de ensino e segmentos diversos da sociedade, atendendo a públicos diferenciados, e orientando consultas e pesquisas.

Art. 20. Ao Serviço de Relacionamento e Atendimento ao Cidadão compete:

I - promover a qualidade do atendimento à distância, agregando valor às informações, além de rapidez e conforto quanto aos serviços e atendimentos previdenciários prestados ao cidadão;

II - integrar as ações desenvolvidas pelos canais de atendimento à distância - por telefone (Call Center PREVFone), pelo correio convencional e pelo correio eletrônico (PREVCartas, PREVNet).

Trabalhar para a evolução natural desta integração num futuro Sistema de Contact Center;

III - responder cartas e e-mails dos segurados e beneficiários que recorrem ao Ministério para fins de reclamação, solução de problemas, elogios, sugestões ou denúncias;

IV - exercer função receptora e transmissora da Ouvidoria-Geral da Previdência Social;

V - interagir com os demais canais de comunicação da Previdência, tendo em vista a melhoria de qualidade do atendimento por parte de todos os canais "Fale Conosco";

VI - promover a excelência do atendimento e otimizar o relacionamento com o cliente previdenciário;

VII - prestar serviços e informações à distância, em tempo hábil;

VIII - esclarecer o cidadão sobre os direitos, deveres e procedimentos concernentes à Previdência Social;

IX - prestar informações a respeito dos serviços previdenciários;

X - facilitar o acesso aos produtos previdenciários.

Art. 21. Ao Serviço de Gerenciamento dos Canais de Comunicação da Previdência Social compete:

I - divulgar ações e serviços da Previdência Social nos quatro canais de comunicação do Ministério: PREVNet (website), PREVCartas, PREVFácil e PREVFone;

II - analisar, publicar e adequar o conteúdo do website;

III - dotar o website de soluções que facilitem a acessibilidade;

IV - adequar a linguagem às mídias da organização (PREVNet, PREVCartas, PREVFone e PREFácil);

V - promover o intercâmbio efetivo e a padronização de procedimentos e linguagem utilizados pela Ouvidoria-Geral e PREVCartas;

VI - seguir orientações da legislação vigente, que estabelece competência à Assessoria de Comunicação Social como sendo uma das gestoras de mídia da organização;

VII - analisar o comportamento dos canais de comunicação da organização e propor soluções para os problemas encontrados;

VIII - propor soluções para a criação de um relacionamento efetivo com o segurado;

IX - implantar estratégias direcionadas ao público interno para fixação da logomarca institucional, através da IntraPREV;

X - dotar guia de estilo para a padronização de todas as páginas veiculadas no website corporativo (IntraPREV);

XI - divulgar, no âmbito do Ministério e de suas entidades vinculadas, a importância da consolidação da logomarca institucional;

Art. 22. À Divisão de Publicidade, Propaganda, Editoração e Produção Gráfica compete:

I - difundir, de forma massificada, por meio de campanhas publicitárias (realizadas pela agência de publicidade contratada), a missão e os serviços prestados pela Previdência Social, firmando a imagem e a credibilidade do MPAS, SEAS, INSS e DATAPREV diante do público interno e do cidadão brasileiro, em consonância com o órgão responsável pela Comunicação Social da Presidência da República;

II - padronizar, supervisionar, preservar e atualizar a Identidade Visual do Ministério e de suas entidades vinculadas;

III - gerir a Agência da Casa;

IV - gerir a publicidade legal do Ministério e do INSS.

V - acompanhar e orientar as atividades de editoração eletrônica e gráfica no âmbito do Ministério e de suas entidades vinculadas;

VI - criar, produzir e reproduzir materiais de divulgação e informativos institucionais em geral;

VII - produzir publicações e periódicos do Ministério e do INSS;

VIII - elaborar planos de distribuição das publicações, periódicos e materiais de divulgação em geral;

IX - copidescar e revisar os textos das publicações antes da etapa de impressão gráfica;

X - elaborar e realizar a revisão de textos de valor estratégico, sob a orientação do Ministro, como palestras, discursos, conferências e outras mensagens que reflitam diretamente a imagem e os interesses maiores da Previdência Social, bem como o seu conceito institucional perante a sociedade;

XI - organizar, selecionar, elaborar e rever textos para publicações especializadas produzidas pelo Ministério;

XII - em oportunidades e na extensão a serem apontadas pela Chefia do Gabinete, promover eventos relacionados à padronização e à melhoria dos textos oficiais produzidos pelo Ministério, na forma do Manual da espécie editado pela Presidência da República, e ainda operacionalizar a difusão de conceitos de valor específico para uma melhor adequação da linguagem empregada em documentos oficiais a cargo da Instituição.

Art. 23. À Divisão de Apoio Administrativo compete:

I - organizar e executar as atividades relacionadas ao controle, arquivamento, registro, distribuição e remessa de documentos, correspondências e expedientes, no âmbito da Assessoria de Comunicação Social;

II - executar as atividades de expedição de publicações e materiais de divulgação produzidos pela Assessoria de Comunicação Social, para públicos diversos, em âmbito nacional;

III - organizar e executar os serviços de digitação e reprodução de correspondências, documentos e demais expedientes de rotina;

IV - fornecer à Coordenação-Geral do Gabinete do Ministro, os dados necessários para subsidiar a elaboração da proposta orçamentária do Gabinete.

Art. 24. A Assessoria de Assuntos Parlamentares tem por finalidade acompanhar as matérias de interesse do Ministério no Congresso Nacional e, especificamente:

I - assessorar o Ministro de Estado junto ao Congresso Nacional;

II - manter contatos políticos com o Congresso Nacional, Assembléias Legislativas, Câmaras Municipais e outras entidades, em conformidade com os interesses do Ministério;

III - manter controle dos projetos de lei e de todas as matérias em tramitação no Congresso Nacional, que forem de interesse do Ministério;

IV - adotar providências quanto aos pronunciamentos políticos relacionados ao Ministério e ocorridos no Congresso Nacional;

V - manter contato com os órgãos subordinados ao MPAS, visando maior integração da Política Previdenciária defendida no Congresso Nacional;

VI - coordenar audiências parlamentares com as autoridades do MPAS.

Art. 25. À Divisão de Acompanhamento de Processos Legislativos compete:

I - acompanhar as votações de projetos, em plenário e nas comissões técnicas do Congresso Nacional;

II - encaminhar a documentação proveniente dos trabalhos do Congresso Nacional;

III - acompanhar os discursos proferidos em plenário pelos congressistas;

IV - elaborar boletins informativos com as notícias do Congresso Nacional;

V - manter contatos com parlamentares, rotineiramente e sempre que necessário.

Art. 26. À Divisão Técnica e de Estudos Legislativos compete:

I - providenciar o encaminhamento de dados e informações ao Congresso Nacional, com vistas a agilizar (via Presidência da República) a tramitação de projetos propostos pelo MPAS;

II - prestar esclarecimentos e informações a parlamentares sobre as atividades do Ministério e de seus órgãos vinculados;

III - solicitar informações aos órgãos competentes, visando instruir projetos em tramitação no Congresso Nacional;

IV - prestar informações e esclarecimentos ao Poder Legislativo sobre matéria ou proposição cujo tema esteja afeto à área de atuação do Ministério;

V - subsidiar a elaboração de estudos necessários à preparação e/ou revisão de anteprojetos de assuntos previdenciários, participando das respectivas negociações;

VI - planejar, acompanhar e avaliar o papel do Ministério em todas as atividades relacionadas ao Congresso Nacional;

VII - acompanhar o andamento, no Congresso Nacional, de matérias e projetos propostos;

VIII - identificar Projetos de Lei, Medidas Provisórias e proposições de interesse do MPAS, que estejam em tramitação no Congresso Nacional, a fim de acompanhar seus respectivos andamentos;

IX - manter atualizados os registros de matérias legislativas e proposições de interesse do Ministério e órgãos vinculados, prestando-lhes as informações pertinentes;

X - organizar e executar as atividades relacionadas com o controle, arquivamento, registro, distribuição e remessa de processos, documentos e demais expedientes;

XI - organizar e executar serviços de digitação e correspondências, documentos e demais expedientes;

XII - executar as atividades relativas ao recebimento e à tramitação de mensagens via telex e fax de competência da Assessoria de Assuntos Parlamentares;

XIII - atualizar, permanentemente, o banco de dados sobre os perfis parlamentares;

XIV - organizar mapas de votações relevantes.

Art. 27. Os casos omissos, e as dúvidas que venham a ser impostas na aplicação deste Regimento Interno, serão norteadas e esclarecidas pelo Chefe de Gabinete do Ministro de Estado da Previdência e Assistência Social.