O Diretor-Presidente do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul - DETRAN-MS, no uso de suas atribuições legais, e

Considerando que o artigo 325 da Lei Federal nº 9.503, de 23 de setembro de 1997, Código de Trânsito Brasileiro , definiu o tempo de guarda de documentos relativos à habilitação de condutores e ao registro e licenciamento de veículos;

Considerando a Lei Federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Considerando o Decreto nº 13.664 , de 25 de junho de 2013, que dispõe sobre a política de arquivos públicos do Estado de Mato Grosso do Sul;

Considerando o Decreto nº 13.957 , de 6 de maio de 2014, que altera dispositivos do Decreto nº 13.664 , de 25 de junho de 2013, que "dispõe sobre a política de arquivos públicos do Estado de Mato Grosso do Sul";

Considerando a Resolução Conjunta SAD/DETRAN nº 1, de 3 de outubro de 2014, que Aprova o Plano de Classificação de Documentos da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul (DETRAN);

Considerando que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações e racionalizar a produção de documentos;

Considerando que a eliminação de documentos permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais;

Considerando que os sistemas Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAM e Registro Nacional de Carteira de Habilitação - RENACH são informatizados em níveis nacional e estadual, propiciando agilidade nas consultas necessárias.

Resolve:

Art. 1º Instituir Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos.

Parágrafo único. A Comissão será constituída de, no mínimo, 3 (três) membros, sendo eles: um servidor detentor do cargo ou função de maior nível hierárquico que presidirá a Comissão, devendo a escolha recair, pela ordem, no mais antigo da carreira de nível superior ou médio, e os demais com conhecimento do que trata o acervo objeto da avaliação.

§ 1º Os documentos, que sejam ou tenham sido objeto de discussão judicial, ou que constituam elementos de análise ou de prova em processo administrativo disciplinar, somente poderão ser eliminados após decorridos 05 (cinco) anos do encerramento do processo a que estiverem vinculados.

§ 2º Os documentos que não tenham guarda permanente e não estejam em tramitação inconclusa, após microfilmados e/ou digitalizados poderão ser eliminados, desde que cumprido o prazo previsto na Tabela de Temporalidade do Órgão, devendo o microfilme ser conservado pelo prazo dos originais.

§ 3º Os documentos que tenham sido objeto de eliminação, mesmo microfilmados e ou digitalizados, deverão ser listados nos termos do Anexo I - Modelo I, ao Decreto nº 13.664 , de 25 de junho de 2013 - Relação de Eliminação de Documentos, e a lista, juntamente com o Termo de Eliminação de Documentos, Anexo III - Modelo III, ao Decreto nº 13.664, d e 25 d e junho de 2013, a que se refira, serão arquivados por ordem de número e data e conservados por 30 (trinta) anos.

Art. 3º Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos constituída na forma prevista no parágrafo único do Art. 1º, no exercício das atribuições que esta Portaria lhes confere, deverão conferir criteriosamente a Relação de Eliminação de Documentos, se estão plenamente de acordo com os termos desta Portaria, cumprindo aos membros da Comissão assinarem os Termos de Eliminação de Documentos, que serão arquivados junto com seus anexos.

Parágrafo único. O termo com a Relação de Eliminação de Documentos eliminados deverão ser guardados no Arquivo Geral do DETRAN-MS.

Art. 4º Caberá a Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos após conferência da Relação de Eliminação de Documentos publicar em Diário Oficial a relação dos documentos a serem eliminados para ciência dos interessados.

Art. 5º Os Termos de Eliminação de Documentos deverão conter numeração específica e seqüencial aos documentos.

Art. 6º Excetuados os casos especialmente autorizados pelo Diretor- Presidente do DETRAN-MS, a Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos somente exercerá suas funções regimentais fora da Capital, após acompanhar a avaliação e eliminação dos documentos armazenados, na Unidade Central do DETRAN- MS e nas Agências da Capital.

Art. 7º Os procedimentos previstos nesta Portaria, a serem realizados nas Agências de Trânsito, serão agendados de conformidade com a ordem de classificação das Agências, da maior para a menor, iniciando-se pelas Agências Regionais.

Art. 8º Concluídos os procedimentos relativos à primeira eliminação em cada uma das Unidades Operacionais, os serviços deverão repetir-se ao menos uma vez a cada ano, observada a mesma orientação adotada anteriormente, com as adequações que se revelarem necessárias ao aperfeiçoamento do sistema.

Art. 9º Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação e Eliminação de Documentos responderão pelas ações ou omissões que transgridam os critérios definidos nesta Portaria.

Art. 10. A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as Portarias "N" nºs 20, de 26 de novembro de 2004, 064/2007 de 18 de setembro de 2007, 99, de 19 de junho de 2009, 009, de 05 de julho de 2011 e 003, de 19 de março de 2012.

Campo Grande (MS), 17 de novembro de 2014.

CARLOS HENRIQUE DOS SANTOS PEREIRA

Diretor-Presidente