O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DA CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO, no uso da competência que lhe foi atribuída pelo art. 20, inciso V, do Decreto nº 4.785, de 21 de julho de 2003, resolve:

Art. 1º Aprovar Norma de Execução, na forma dos Anexos I a IX a esta Portaria, destinada a orientar tecnicamente os órgãos e entidades sujeitos ao Controle Interno do Poder Executivo Federal, sobre a organização e formalização dos processos de tomada e prestação de contas relativos ao exercício de 2006.

Art. 2º Em função do disposto no inciso IV do art.12 e inciso II do art.13 do Decreto nº 3.591, de 06.09.2000, compete às Secretarias de Controle Interno no âmbito de sua jurisdição e aos Assessores Especiais de Controle Interno nos Ministérios orientar os administradores de bens e recursos públicos sobre a forma de prestar contas.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ AUGUSTO FRAGA NAVARRO DE BRITTO FILHO

1 - ASPECTOS GERAIS

Esta Norma de Execução tem por objetivo orientar os gestores dos órgãos e entidades sujeitos ao controle interno no âmbito do Poder Executivo Federal, sobre a organização e formalização dos processos de tomada e prestação de contas anual, referentes ao exercício de 2006, nos termos da Instrução Normativa nº 47/2004 e suas alterações e da Decisão Normativa nº 81/2006, do Tribunal de Contas da União - TCU.

2 - DAS DEFINIÇÕES

Para efeito desta Norma de Execução, entende-se por:

2.1. Unidades jurisdicionadas (UJ): Unidades obrigadas a prestar contas, indicadas no Anexo I da DN/TCU nº 81/2006, conforme previsto no art. 2º da IN/TCU nº 47/2004, abrangendo a gestão dos responsáveis que desempenharam as atribuições relativas às naturezas de responsabilidade especificadas no art. 12 da referida Instrução Normativa.

2.2. Unidade jurisdicionada (UJ) consolidadora: Unidade jurisdicionada que integra, em seu processo de tomada ou prestação de contas, documentos e informações que possibilitam a avaliação sistêmica da gestão de unidades jurisdicionadas consolidadas a ela subordinadas. A unidade jurisdicionada consolidadora é responsável pela coordenação, supervisão e definição dos objetivos, metas e formas de atuação das consolidadas. A unidade jurisdicionada consolidadora é responsável, também, pela apresentação das contas, exceto quando estiver agregada a outra unidade jurisdicionada (unidade jurisdicionada agregadora).

2.3. Unidade jurisdicionada (UJ) agregadora: Unidade jurisdicionada responsável pela apresentação de contas que reúne, em seu processo de tomada ou prestação de contas, documentos e informações de unidades administrativas integrantes ou não da sua estrutura.

2.4. Processo individualizado: processo de tomada ou prestação de contas apresentado individualmente por uma determinada UJ.

2.5. Processo não individualizado: processo de tomada ou prestação de contas apresentado por uma UJ consolidadora ou agregadora, que contém, além das contas da UJ responsável pela apresentação do processo, as contas de outras unidades consolidadas ou agregadas.

2.6. Processo na forma simplificada: processo de contas (individualizado ou não individualizado) apresentado por unidade jurisdicionada que tenha gerido no exercício volume de recursos inferior a R$ 100.000.000,00 (cem milhões de reais) e não se enquadre nas situações descritas no § 1º do art. 3º da DN/TCU nº 81/2006. No caso de consolidação ou agregação, o total de recursos a ser considerado será o somatório dos volumes geridos pelo conjunto de unidades jurisdicionadas que compõem o processo agregado ou consolidado.

2.7. Processo na forma não simplificada: processo de contas (individualizado ou não individualizado) apresentado por unidade jurisdicionada que tenha gerido no exercício volume de recursos igual ou superior a R$ 100.000.000,00 (cem milhões de reais) ou se enquadre nas situações descritas no § 1º do art. 3º da DN/TCU nº 81/2006. No caso de consolidação ou agregação, o total de recursos a ser considerado será o somatório dos volumes geridos pelo conjunto de unidades jurisdicionadas que compõem o processo agregado ou consolidado.

2.8. Fase de apuração: período do qual as UJ dispõem para disponibilizar as informações e documentos necessários à auditoria de gestão sobre as contas do exercício em análise. Este período é iniciado quando da entrega do ofício de apresentação da equipe de auditoria ao dirigente máximo da UJ e finalizado 5 dias úteis após a data de recebimento da solicitação de auditoria final (SA final), prazo concedido para apresentação de esclarecimentos sobre os pontos desta SA.

2.9. Órgãos de controle interno: órgãos que compõem o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, tendo a Controladoria-Geral da União (CGU) como órgão central e as Secretarias de Controle Interno (CISET) da Casa Civil, da Advocacia-Geral da União, do Ministério das Relações Exteriores e do Ministério da Defesa, como órgãos setoriais.

2.10. Unidade de controle interno executora: unidade do órgão de controle interno responsável pela execução das atividades de auditoria de gestão e elaboração do relatório.

2.11. Solicitações de auditoria (SA): documento utilizado para formalizar à UJ o pedido de documentos, informações, justificativas e outros assuntos relevantes, ao longo da fase de apuração.

A primeira solicitação de auditoria informará ainda ao dirigente máximo da UJ o período previsto para a execução dos trabalhos.

2.12. Solicitação de auditoria final (SA final): SA que conterá os fatos identificados durante a realização dos trabalhos pela Equipe de Auditoria que deverão constar do Relatório de Auditoria de Gestão, incluindo aqueles para os quais a Unidade Jurisdicionada não tenha apresentado justificativas, ou para os quais as justificativas apresentadas não tenham sido suficientes para a formação de opinião pela equipe. Este documento será encaminhado ao dirigente máximo da UJ para ciência e, quando for o caso, apresentação de esclarecimentos adicionais.

2.13. Nota de auditoria (NA): constitui-se em solicitação de ação corretiva aplicada durante as atividades presenciais no campo. A NA pode servir para a proposição de ação corretiva sobre questões pontuais (falhas formais), de caráter não-postergável, bem como à recomendação de solução para eliminação de situações potencialmente danosas ao Erário, passíveis de serem evitadas pela assunção de procedimentos corretivos.

2.14. Plano de providências: documento elaborado pela UJ responsável pela apresentação das contas, que deve conter, para cada recomendação efetuada pelo órgão de controle interno no relatório de auditoria de gestão, as providências e os prazos compromissados pelos gestores públicos para dar seguimento às recomendações. As informações prestadas e compromissos firmados no Plano de Providências não comporão o processo do exercício objeto das contas, sendo utilizados pela CGU em suporte às ações de monitoramento ao longo de 2007.

3 - DOS PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS PELA UJ RESPONSÁVEL PELA FORMALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS PROCESSOS DE TOMADA OU PRESTAÇÃO DE CONTAS

3.1. Para fins de formalização dos processos, devem ser seguidas as determinações contidas na Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que trata de procedimentos gerais sobre a utilização de serviços de protocolo nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal integrantes do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG. As UJ responsáveis pela organização e apresentação do processo de tomada ou prestação de contas são aquelas especificadas no Anexo I da DN/TCU nº 81/2006. É de responsabilidade dessas UJ a adoção das providências de abertura do processo, obtenção junto ao seu setor de protocolo do número de protocolo para aposição na capa do processo, e indicação na contracapa das demais unidades jurisdicionadas que integram o processo de contas, nos casos de consolidação e agregação.

3.2. As unidades jurisdicionadas que não sejam integrantes do SIASG e que sejam responsáveis pela formalização e apresentação do processo de contas deverão adotar, para a organização dos processos, procedimentos análogos àqueles especificados na mencionada Portaria Normativa nº 5.

3.3. Devem compor o processo de contas as peças previstas no art. 14 da IN/TCU nº 47/2004 e art. 5º da DN/TCU nº 81/2006, conforme ordem seqüencial descrita no roteiro de verificação de peças constante do Anexo XI da DN/TCU nº 81/2006. O mencionado roteiro será a primeira peça do processo. Para orientar e facilitar a montagem do processo de contas, podem ser utilizadas as orientações contidas no quadro síntese de formalização dos processos, constante do Anexo II desta Portaria. Além das orientações emanadas do Tribunal de Contas da União, devem ainda ser observadas pelas unidades jurisdicionadas responsáveis pela apresentação das contas as seguintes orientações:

3.3.1. Roteiro de verificação de peças Os campos de responsabilidade da unidade jurisdicionada devem ser preenchidos com a indicação dos números das páginas do processo em que se encontram as informações ou documentos especificados no roteiro. O roteiro deverá ser assinado pelo agente da UJ responsável pela organização do processo. Este mesmo roteiro terá seu preenchimento posteriormente completado pelo órgão de controle interno e pelo Assessor Especial de Controle Interno.

3.3.2. Rol de responsáveis

3.3.2.1. A Unidade Jurisdicionada integrante do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) deverá atualizar no referido Sistema as informações sobre os agentes responsáveis e seus substitutos que atuaram ao longo do exercício de 2006, até a data de 31 de dezembro de 2006, tendo por base as responsabilidades definidas no art. 12 da IN/TCU nº 47/2004, no Regimento Interno de cada UJ e nas naturezas de responsabilidades existentes no SIAFI (CONATRESP). Os dados a serem preenchidos são os exigidos no art.13 da IN/TCU nº 47/2004.

3.3.2.2. Além dos responsáveis a serem arrolados nos processos de contas, especificados no art. 12 da IN/TCU nº 47/2004, devem ainda ser incluídos no rol de responsáveis o contador da unidade e o responsável pela conformidade documental. As orientações atinentes ao registro da conformidade documental estão contidas na Instrução Normativa Conjunta STN/SFC nº 4, de 9 de maio de 2000, no Manual SIAFI, Macrofunção nº 02.03.23 e no Acórdão TCU nº 1.800/2003.

3.3.2.3. Os órgãos e entidades que não estiverem interligados ao Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI deverão preparar o seu rol de responsáveis de acordo com o modelo constante do Anexo III desta Portaria, para inclusão em seus processos de contas.

3.3.3. Relatório de gestão

3.3.3.1. O relatório de gestão será elaborado pela unidade jurisdicionada responsável pela apresentação dos processos de contas, tendo por base informações relativas à sua própria gestão e, quando for o caso, informações prestadas pelas demais UJ integrantes do processo, observado o Anexo II da DN/TCU nº 81/2006, as referências constantes no Anexo X da mesma DN e as referências adicionais constantes no Anexo IX desta Portaria.

3.3.3.2. O relatório deverá ser assinado pelo dirigente máximo da unidade jurisdicionada responsável pela apresentação do processo de tomada ou prestação de contas e conterá as informações e documentos sobre os itens relacionados no Anexo II da DN/TCU nº 81/2006. Conforme mencionado anexo, o relatório de gestão deverá atender a todos os itens relativos ao conteúdo geral que sejam aplicáveis à natureza jurídica da UJ, bem como aos itens relativos ao conteúdo específico por unidade jurisdicionada ou grupo de unidades afins.

3.3.3.3. Na composição do relatório de gestão, a unidade jurisdicionada deverá obrigatoriamente efetuar registro sobre todos os itens aplicáveis à sua natureza jurídica, conforme estabelecido no Anexo II da DN/TCU nº 81/2006, e sobre os pontos constantes do item 3.3.3.4. desta Norma de Execução. Ainda que existam itens aplicáveis à natureza jurídica da UJ para os quais não haja informações a relatar, esta menção deverá constar do relatório de gestão da unidade. A ausência de menção, no relatório de gestão apresentado pela UJ, às informações estabelecidas no Anexo II da DN/TCU nº 81/2006 e no item 3.3.3.4. desta Norma de Execução, ensejará o registro em relatório de auditoria de gestão e ressalva no certificado de auditoria do dirigente máximo da unidade jurisdicionada.

3.3.3.4. Além das informações relacionadas no Anexo II da DN/TCU nº 81/2006, as unidades jurisdicionadas deverão fazer constar no relatório de gestão as seguintes informações:

a) Recomendações dos órgãos do sistema de controle interno: número do relatório, descrição da recomendação e providências adotadas;

b) Apuração de denúncias recebidas: número do processo, fato denunciado e providências adotadas.

c) Recursos Humanos:

i. Quantitativo de pessoal discriminado por unidade central/ unidades descentralizadas, área meio/área fim, servidores efetivos/estagiários/terceirizados;

ii. Quantidade de cargos comissionados distribuídos por unidade central/unidades descentralizadas e área meio/área fim;

iii. Quantitativo de pessoal cedido e requisitado, com o detalhamento dos valores pendentes de ressarcimento e providências adotadas;

iv. Informação sobre o encaminhamento ao órgão de controle interno das informações sobre os atos de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, admissão e desligamento relativos ao exercício a que se referem as contas, nos termos do art. 8º da IN/TCU nº 44/2002.

d) Diárias: valores pagos relativos a diárias iniciadas no final de semana (incluindo a sexta-feira e excluindo o domingo) ou feriado, com o detalhamento de beneficiário, local de destino, objetivos, motivação e resultados da viagem.

3.3.3.5. As informações sobre as unidades gestoras criadas para o gerenciamento de projetos financiados com recursos externos serão incluídas no relatório de gestão da unidade jurisdicionada a que estão vinculadas estas UG específicas, na forma definida na alínea 8 do Item I do Anexo X da DN/TCU nº 81/2006.

3.3.4. Demonstrativos contábeis

3.3.4.1. Os processos de tomada e prestação de contas conterão os demonstrativos contábeis previstos na legislação aplicável, em conformidade com o Anexo IV desta Portaria e com o Anexo III da DN/TCU nº 81/2006.

3.3.4.2. As demonstrações contábeis dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI serão geradas conforme orientações a serem emitidas pela Secretaria do Tesouro Nacional - STN/MF. O contabilista responsável deverá analisar e assinar cada uma das peças, encaminhando-as em seguida para assinatura do dirigente máximo da UJ responsável pela apresentação do processo de contas.

3.3.4.3. Os processos apresentados por UJ agregadoras deverão incluir as demonstrações contábeis específicas de cada UJ agregada, quando for o caso. Os processos apresentados por UJ consolidadoras deverão apresentar as informações contábeis de forma consolidada, por órgão, órgão consolidador ou por grupos de UG.

3.3.4.4. Conforme previsão constante do Anexo III da DN/TCU nº 81/2006, as empresas públicas, sociedades de economia mista, demais empresas controladas direta ou indiretamente pela União, órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais, os fundos constitucionais e de investimentos, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos, ou outros fundos que, em razão de previsão legal, devam prestar contas ao Tribunal, incluindo os órgãos e entidades supervisores ou gestores e os bancos operadores desses fundos e entidades públicas ou privadas que tenham firmado contrato de gestão com a Administração Pública Federal, deverão encaminhar os demonstrativos contábeis previstos na legislação aplicável a cada entidade.

3.3.5. Procedimento exclusivo para as unidades que executaram despesas de caráter sigiloso Além dos demonstrativos contábeis tratados no item anterior, as UJ de natureza jurídica definida no item 14 do Anexo III da DN/TCU nº 81/2006 que tenham executado despesas de caráter sigiloso deverão apresentar demonstrativo específico dos pagamentos de despesas de natureza sigilosa, incluindo aquelas que foram efetuadas mediante suprimento de fundos, discriminados por conta contábil e por projeto/atividade com os respectivos valores e descrições, acompanhado das justificativas julgadas necessárias para esclarecer, de pronto, despesas que aparentemente tenham sido registradas inadequadamente com esta natureza.

3.3.6. Declaração da unidade de pessoal Declaração expressa, assinada pelo responsável da unidade de pessoal, de que os responsáveis arrolados nas contas estão em dia com a exigência de apresentação da declaração de bens e rendas, em observância ao disposto na Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, conforme dispõe o Anexo IV da DN/TCU nº 81/2006.

3.3.7. Relatórios e pareceres de órgãos e entidades que devam se pronunciar sobre as contas ou sobre a gestão

3.3.7.1. Relatório de correição O relatório de correição, a ser elaborado na forma do Anexo V desta Portaria, conterá a relação dos processos de sindicância e administrativos disciplinares instaurados no âmbito da unidade jurisdicionada, no período a que se referem às contas, bem como os que foram concluídos, apesar de instaurados no exercício anterior, com descrição sucinta: do tipo e número do processo; ato instaurador; fato sob apuração; situação do processo; penalidade aplicada, na hipótese de conclusão; remessa de cópia dos autos do processo ao Ministério Público Federal e à Advocacia Geral da União, quando for o caso; recomendação de instauração de TCE. Caso o órgão ou entidade não possua unidade de correição, o relatório deverá ser emitido por responsável especificamente designado para tal finalidade.

3.3.7.2. Demonstrativo sintético das tomadas de contas especiais O demonstrativo sintético das tomadas de contas especiais será elaborado pelo setor competente da unidade jurisdicionada, de acordo com o conteúdo contido no § 1º do art. 7º da IN/TCU nº. 13, de 04.12.1996. Referido demonstrativo deve incluir os processos cujo valor seja inferior àquele estabelecido pelo Tribunal em normativo específico para o exercício sob análise, conforme determinado no item 15 do Anexo II da DN/TCU nº 81/2006 e deverá ser apresentado e capeado em volume destacável das contas com numeração própria de suas folhas.

3.3.7.3. Demonstrativo de tomadas de contas especiais regularizadas antes do encaminhamento ao TCU Este demonstrativo deverá relacionar aqueles processos que, antes de serem encaminhados ao TCU, tenham tido aprovação de prestação de contas ou o recolhimento do débito imputado, desde que comprovada a ausência de má-fé do responsável, consoante determinado no item 16 do Anexo II da DN/TCU nº 81/2006. O encaminhamento das informações deverá ser efetuado na forma do Anexo VI desta Portaria.

3.3.7.4. Demonstrativo de perdas, extravios ou outras irregularidades em que o dano foi imediatamente ressarcido. Demonstrativo a ser elaborado pela unidade jurisdicionada, na forma do Anexo VII desta Portaria, em cumprimento ao item 17 do Anexo II da DN/TCU nº 81/2006, que deve conter informações relativas às ocorrências de perdas, extravios ou outras irregularidades em que o dano foi imediatamente ressarcido, sem que tenha sido caracterizada má-fé de quem lhe deu causa, tendo a autoridade administrativa ficado dispensada da instauração de tomada de contas especial.

3.3.7.5. Parecer da unidade de auditoria interna A auditoria interna examinará e emitirá parecer sobre a prestação de contas anual da entidade, consoante disposição contida no art. 15, § 6º, do Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, com a redação que lhe foi dada pelo Decreto nº 4.304, de 16 de julho de 2002, e na forma prevista no item 1 do Anexo V da DN/TCU nº 81/2006.

3.4. Em obediência ao § 3º do art. 6º da DN/TCU nº 81/2006, na hipótese de certificação do órgão de controle interno por irregularidade de responsáveis de UJ consolidada ou agregada em processo não individualizado, observadas as exceções constantes das alíneas a e b do referido parágrafo, o processo dessa UJ específica deverá ser apartado, devendo a UJ a ser apartada autuar novo processo formalizado com todas as peças exigidas pelo Tribunal. No âmbito da CGU a comunicação do órgão de controle interno pela certificação irregular de UJ em processos não individualizados, será formalizada ao dirigente máximo da UJ a ser apartada, com cópia ao Assessor Especial de Controle Interno do Ministério supervisor, que prestará a devida orientação à UJ que deverá ter suas contas apartadas.

3.5. O encaminhamento do processo apartado deverá ser efetuado de forma a garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos no art. 4º da DN/TCU nº 81/2006, devendo ser considerada ainda a necessidade de remessa do processo apartado com 20 dias úteis de antecedência em relação ao prazo final definido pelo TCU para ingresso das contas no Tribunal, para a análise do processo e inclusão das peças de responsabilidade do órgão de controle interno. Quando for o caso, caberá à própria UJ apartada a solicitação de prorrogação dos prazos estabelecidos no art. 4º da DN/TCU nº 81/2006, diretamente junto ao Tribunal de Contas da União.

4 - DO PROCESSO DE TOMADA E PRESTAÇÃO DE CONTAS EXTRAORDINÁRIO

4.1. O órgão ou entidade da Administração Pública Federal que for submetido a processo de extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação, deverá apresentar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias a contar da data da efetiva extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação, o processo de tomada e prestação de contas extraordinário, nos termos do art. 18 da IN/TCU nº 47/2004.

4.2. As unidades jurisdicionadas cujo processo de extinção, liquidação, dissolução, transformação, fusão ou incorporação extrapole o exercício civil ficarão sujeitas à apresentação de processo de contas ordinário.

5 - DOS PRAZOS E CONDIÇÕES PARA ENTREGA DOS PROCESSOS DE TOMADA E PRESTAÇÃO DE CONTAS PELAS UNIDADES JURISDICIONADAS RESPONSÁVEIS PELA APRESENTAÇÃO DAS CONTAS AO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO

5.1. O titular da unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas formalizará o processo de tomada ou prestação de contas anual em duas vias, encaminhando apenas a 1ª via à CGU ou ao órgão setorial de controle interno respectivo, por meio de ofício. A 2ª via do processo deverá ser mantida na unidade jurisdicionada, sendo complementada a posteriori com cópias do relatório de auditoria de gestão, certificado e parecer, a serem encaminhados pelo órgão de controle interno e cópias do pronunciamento ministerial e comprovante de entrega da primeira via do processo de contas ao TCU, a serem encaminhados pelo Assessor Especial de Controle Interno.

5.2. Os processos de tomada e prestação de contas deverão ser encaminhados à CGU ou aos órgãos setoriais de controle interno em obediência aos seguintes prazos-limite:

5.3. Os processos de tomada e prestação de contas somente serão recebidos pela CGU ou órgão setorial de controle interno respectivo se estiverem constituídos da totalidade das peças exigidas na IN/TCU nº 47/2004, DN/TCU nº 81/2006 e nesta Norma de Execução. A ausência de qualquer das peças previstas ensejará o imediato retorno do processo às respectivas unidades, para as devidas correções.

5.4. O descumprimento dos prazos e condições estabelecidos neste tópico ensejará registro em relatório de auditoria de gestão e ressalva no certificado de auditoria do dirigente máximo da unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas.

5.5. Na hipótese de descumprimento das datas-limite estabelecidas no item 5.2 acima, a unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas deverá formular solicitação diretamente ao TCU para prorrogação dos prazos estabelecidos no art. 4º da DN/TCU nº 81/2006, sob cópia ao Assessor Especial de Controle Interno e ao órgão de controle interno. Nestes casos, o mesmo prazo adicional que vier a ser concedido pelo TCU à UJ será adicionado às datas-limite constantes do item 5.2 acima, para fins de entrega do processo de contas ao órgão de controle interno.

6 - DAS OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES JURISDICIONADAS POR OCASIÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA REALIZADOS PELO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

6.1. As unidades jurisdicionadas, sejam elas individuais, agregadoras, agregadas, consolidadoras ou consolidadas, recepcionarão as equipes de auditoria das unidades do sistema de controle interno do Poder Executivo Federal e deverão adotar as seguintes providências por ocasião dos trabalhos de auditoria:

a) atendimento à primeira solicitação de auditoria que será encaminhada pelo coordenador da equipe de auditoria da unidade de controle interno executora ao dirigente máximo da unidade jurisdicionada.

O atendimento a esta SA visa garantir que até o início do período de campo sejam colocados à disposição da equipe de auditoria os documentos, dados e informações para a realização dos trabalhos e seja providenciada a infra-estrutura necessária para a equipe, com espaço físico adequado, computador, impressora, acesso à rede local e acesso a sistemas corporativos, entre outros;

b) interlocução, quando necessário, do dirigente máximo da UJ com o coordenador da equipe de auditoria, ou designação, quando for o caso, de interlocutor qualificado para o subsídio aos trabalhos de auditoria;

c) atendimento às solicitações de auditoria nos prazos definidos pelo coordenador da equipe de auditoria, mediante apresentação de manifestações, documentos e informações que possibilitem a análise e a formação de opinião dos auditores até o encerramento dos trabalhos de campo;

d) atendimento às notas de auditoria eventualmente emitidas pelo coordenador da equipe de auditoria, nas quais constará a proposição de ações corretivas sobre questões pontuais de natureza não postergável ou recomendações para eliminação de gastos ou situações que a equipe de auditoria avalie que mereçam atenção imediata, antes mesmo do término dos trabalhos e expedição definitiva do relatório de auditoria de gestão;

e) coleta e apresentação, quando for o caso, das manifestações, justificativas e esclarecimentos individuais de componentes do rol de responsáveis da unidade, ainda que não estejam mais em serviço na unidade, que sejam responsáveis por fatos que venham a ser apresentados pela equipe de auditoria ao longo dos trabalhos.

6.2. Uma vez concluídos os trabalhos de campo, o dirigente máximo da unidade jurisdicionada receberá a solicitação de auditoria final (SA final) e terá, a partir da data de recebimento desta SA, o prazo improrrogável de 5 (cinco) dias úteis para a apresentação de esclarecimentos e manifestações adicionais sobre os pontos constantes na referida solicitação de auditoria. Findo este prazo, estará encerrada a fase de apuração relativa às contas do exercício de 2006, de que trata o item 2.7 desta Norma de Execução. Assim, quaisquer outras informações ou documentos deverão ser encaminhados pela UJ ao órgão de controle interno quando do encaminhamento do plano de providências e somente serão considerados para os fins de acompanhamento da gestão do exercício de 2007.

6.3. Será assegurada aos gestores das unidades jurisdicionadas a oportunidade de se manifestar a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade. Consoante disposto no art. 20-B, § 2º, do Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, os esclarecimentos e justificativas dos gestores deverão ser apresentados à equipe de auditoria durante a fase de apuração, para que possam ser divulgados pela Unidade na internet.

6.4. Na hipótese de a unidade jurisdicionada não apresentar ao longo da fase de apuração informações ou documentos considerados essenciais pela equipe de auditoria ou efetuar esta disponibilização apenas parcialmente, será consignado em relatório que os responsáveis pelo órgão ou entidade não apresentaram documentos e informações, causando embaraço à execução dos trabalhos de auditoria.

Esta ocorrência implicará em registro de ressalva na certificação do dirigente máximo da UJ, configurando-se em descumprimento do art. 26 da Lei 10.180/2001.

7 - DOS ENCAMINHAMENTOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA EXECUTADOS PELAS DAS UNIDADES DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

7.1. O relatório de auditoria de gestão, o certificado de auditoria e o parecer do dirigente de controle interno serão anexados pelo órgão de controle interno à primeira via do processo de tomada ou prestação de contas para remessa ao Assessor Especial de Controle Interno em cada Ministério, ou ao Ministro de Estado, no caso dos órgãos setoriais de controle interno, para elaboração e obtenção do pronunciamento ministerial e envio ao Tribunal de Contas da União para julgamento.

7.2. Cópias do relatório de auditoria de gestão, do certificado e do parecer do dirigente do controle interno serão encaminhados pelo órgão de controle interno ao dirigente máximo da UJ responsável pela apresentação das contas (UJ agregadora ou consolidadora, no caso de processos não individualizados), para serem anexadas à segunda via do processo de contas, mantido em poder daquela UJ.

7.3. No caso dos processos de contas tramitados pela Controladoria-Geral da União, o Assessor Especial de Controle Interno deverá remeter cópias do pronunciamento ministerial e do comprovante de entrega da primeira via do processo de contas ao TCU à correspondente coordenação geral de auditoria da CGU e à unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas. Essa UJ recepcionará as cópias para anexação e complementação à segunda via do processo de contas.

7.4. Nos casos de processos de contas de UJ jurisdicionadas às Secretarias de Controle Interno da Presidência da República, do Ministério da Defesa e do Ministério das Relações Exteriores (órgãos setoriais de controle interno), as providências referidas nos itens 7.1 a 7.3 desta norma serão reguladas pelas respectivas Secretarias.

8 - DAS PROVIDÊNCIAS DE PUBLICAÇÃO NA INTERNET, EM CUMPRIMENTO À PORTARIA CGU 262, DE 30.08.2005

8.1. Juntamente com as cópias dos documentos referidos no item 7.1 acima, será encaminhado pela unidade de controle interno executora à unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas o relatório de auditoria em meio magnético.

8.2. A unidade jurisdicionada deverá analisar o relatório de auditoria quanto à existência de informações eventualmente sujeitas a sigilo bancário, fiscal ou comercial, conforme previsto no § 3º art. 2º da Portaria CGU nº 262, de 30.08.2005, devolvendo o arquivo à unidade de controle interno executora no prazo de até 10 dias úteis do seu recebimento, com a identificação/marcação das informações a serem excluídas na versão a ser divulgada na internet, acompanhadas das devidas justificativas para exclusão. Estas justificativas serão analisadas pelo órgão de controle interno, que preparará os arquivos dos documentos a serem disponibilizados às UJ para as providências de divulgação. Transcorrido o prazo mencionado, sem que tenha havido a manifestação da UJ, o relatório será considerado revisado pela UJ em seu inteiro teor para fins de divulgação na internet.

8.3. No caso de processos não individualizados, o relatório de auditoria em meio magnético será encaminhado pelo órgão de controle interno à unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas (UJ agregadora ou consolidadora), que adotará, em articulação com as UJ agregadas ou consolidadas, as providências contidas no item 8.2 acima.

8.4. Conforme previsto no artigo 2º da Portaria CGU nº 262, as unidades jurisdicionadas responsáveis pela apresentação das contas manterão, em seus sítios eletrônicos na rede mundial de computadores - internet, página com o título "Processos de Contas Anuais", com âncora apontando para o endereço www.cgu.gov.br/relato-rios/RA999999, onde 999999 indicará o número do relatório a ser disponibilizado pelo órgão de controle interno para a divulgação.

8.5. A CGU divulgará oportunamente em seu site www.cgu.gov.br o detalhamento dos procedimentos técnicos a serem adotados pelas UJ para o cumprimento do disposto no item 8.4 acima.

8.6. Nos casos de processos de contas de UJ jurisdicionadas às Secretarias de Controle Interno da Presidência da República, do Ministério da Defesa e do Ministério das Relações Exteriores (órgãos setoriais de controle interno), as providências referidas nos itens 8.1 a 8.5 desta norma serão reguladas pelas respectivas Secretarias.

9 - DO PLANO DE PROVIDÊNCIAS A SER APRESENTADO PELAS UNIDADES JURISDICIONADAS

9.1. Juntamente com as cópias do relatório de auditoria de gestão, certificado e parecer, será encaminhado pelo órgão de controle interno às unidades jurisdicionadas responsáveis pela apresentação dos processos de contas, o modelo em meio magnético do Plano de Providências, constante do Anexo VIII desta Portaria.

9.2. O plano de providências deverá ser elaborado e apresentado pelas unidades responsáveis pela apresentação das contas em 30 dias corridos contados da data de recebimento do relatório de auditoria de gestão, devendo contemplar necessariamente todos os itens do relatório para os quais tenha havido formulação de recomendação pelo órgão de controle interno. Para o adequado preenchimento do plano de providências, as unidades jurisdicionadas deverão atentar para os seguintes pontos:

a) O item posicionamento do gestor deverá registrar a concordância, concordância parcial ou não concordância com a recomendação apresentada pelo órgão de controle interno e as razões das discordâncias;

b) O item providências a serem implementadas deverá apresentar a forma de implementação da recomendação proposta, com a descrição de parâmetros para o seu acompanhamento;

c) O item prazo limite de implementação deverá conter o prazo limite para implementação das providências propostas.

9.3. No caso de processos não individualizados, o plano de providências deverá ser elaborado e encaminhado ao órgão de controle interno pela unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas (UJ agregadora ou consolidadora), incorporando em um único plano as informações, prazos e providências que sejam compromissadas pelas UJ agregadas ou consolidadas.

9.4. O plano de providências será analisado pelo órgão de controle interno e utilizado em apoio às ações de acompanhamento que venham a ser realizadas ao longo do exercício de 2007 junto às unidades jurisdicionadas.

9.5. Nos casos de processos de contas de UJ jurisdicionadas às Secretarias de Controle Interno da Presidência da República, do Ministério da Defesa e do Ministério das Relações Exteriores (órgãos setoriais de controle interno), as providências referidas nos itens 9.1 a 9.4 desta norma serão reguladas pelas respectivas Secretarias.

- QUADRO SÍNTESE DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE CONTAS

- ROL DE RESPONSÁVEIS

UNIDADE GESTORA: GESTÃO:

________________________________________________________

Encarregado do Setor

________________________________________________________

Dirigente da Unidade

- DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS PREVISTOS NA LEGISLAÇÃO

- RELATÓRIO DE CORREIÇÃO - ITEM 7 DO ANEXO V DA DN-TCU/81/2006 1.

2.

Local e Data:

Assinatura

- DEMONSTRATIVO DE TOMADAS DE CONTAS ESPECIAIS - ITEM 16 DO ANEXO II DA DN-TCU nº 81/2006 - TCE SIMPLIFICADAS NAS QUAIS ANTES DO ENCAMINHAMENTO AO TCU OCORREU APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS OU RECOLHIMENTO DO DÉBITO ÓRGÃO OU ENTIDADE: ...............................................................

EXERCÍCIO: ........................................

I - nome e número do CPF do responsável: Informar o nome e nº do CPF do responsável pelo fato irregular norteador da instauração da TCE (permite ao TCU identificar o agente faltoso, na hipótese de entender aplicar sanções outras diante de eventual gravidade dos fatos apurados, apesar de o dano ter sido reparado);

II - cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público: Este campo somente será preenchido na hipótese de o agente responsável ser servidor público, caso contrário, informar "não se aplica" (permite ao TCU, se entender apropriado, julgar a conduta do agente, se este for servidor público, diante das especificidades, atribuições e impedimentos do cargo que ocupa);

III - endereço residencial, profissional e número de telefone do responsável: Informar o endereço residencial, profissional e número de telefone do responsável (permite solicitar informações adicionais do responsável, necessárias à apreciação da sua conduta);

IV - valor original do débito e o que foi recolhido: Indicar o valor original do débito, o que foi recolhido e a data em que se deu o recolhimento (permite verificar se o valor original do débito foi atualizado monetariamente e acrescido de juros de mora corretamente, nos termos da Decisão TCU/Nº 1.122/2000-Plenário);

V - origem e data das ocorrências: Informar como se originou o débito apurado e a data em que ocorreram as irregularidades (permite conhecer se os fatos irregulares decorreram de questões relacionadas a convênios ou instrumentos congêneres, ou se originários da má ou irregular aplicação de recursos públicos, sendo a informação sobre a data da ocorrência necessária à conferência dos cálculos procedidos sobre o valor do débito, relativamente à atualização monetária e aos juros de mora, que se subordinam ao disposto no art. 11 da IN/TCU/Nº 13/1996, conforme a situação apresentada);

VI - fato motivador da instauração do processo de contas: Informar o fato indicado na TCE como motivador da sua instauração (permite avaliar se o argumento utilizado para instauração da TCE se coaduna com os fatos descritos como tendo originado o débito apurado);

VII - fato motivador do arquivamento do processo de contas: Descrever os fatos que nortearam o posicionamento pelo arquivamento do processo de contas (permite conhecer como se desenrolaram os fatos até o saneamento definitivo da irregularidade apurada, subsidiando a apreciação do caso pelo TCU).

- DEMONSTRATIVO DE PERDAS, EXTRAVIOS OU OUTRAS IRREGULARIDADES EM QUE O DANO FOI IMEDIATAMENTE RESSARCIDO SEM INSTAURAÇÃO DE ÓRGÃO OU ENTIDADE: ...............................................................

EXERCÍCIO: ...................................

I - nome e número do CPF do responsável: Informar o nome e nº do CPF do responsável pelo fato irregular apurado (permite ao TCU identificar o agente faltoso, na hipótese de entender aplicar sanções outras diante da gravidade dos fatos apurados, apesar de o dano ter sido reparado);

II - cargo, função e matrícula do responsável, se o mesmo for servidor público: Este campo somente será preenchido na hipótese de o agente responsável ser servidor público, caso contrário, informar "não se aplica" (permite ao TCU, se entender apropriado, julgar a conduta do agente, se este for servidor público, diante das especificidades, atribuições e impedimentos do cargo que ocupa);

III - descrição sucinta da forma como o fato irregular se deu: Descrever, sucintamente, como ocorreu a irregularidade causadora do dano ao erário e em que data se deu o fato ou a em que se tomou conhecimento dele (permite avaliar se na adoção do procedimento questionado o agente incorreu em comportamento incompatível com o cargo que ocupa, se for o caso, propiciando a aplicação de outras sanções administrativas, bem assim, conhecendo-se a data do fato ou em que se tomou conhecimento dele, avaliar se no cálculo do débito foi observado o disposto no art. 11 da IN/TCU/Nº 13/1996);

IV - descrição do objeto da perda, extravio ou outra irregularidade: Descrever o objeto da perda ou extravio, no caso de bens, ou o tipo de irregularidade que resultou no dano ao erário (propicia identificar o tipo de bem extraviado ou a irregularidade praticada, permitindo avaliar se adequado o desfecho dado ao caso);

V - critério utilizado na quantificação do dano: Informar os critérios adotados na quantificação do valor do dano apurado (permite avaliar o acerto das medidas adotadas);

VI - descrição do acordo feito pela administração com o agente responsável para reparação do dano: Informar como se desenrolou o acordo entre a Administração e o responsável para reparação do dano, como, por exemplo: se por reposição do bem extraviado ou recolhimento do valor correspondente, à vista ou em parcelas (permite avaliar o acerto das medidas adotadas); e

VII - valor recolhido e a data do recolhimento: Informar o valor que foi recolhido pelo responsável e a data em que foi efetuado (permite, em conjunto com as informações dadas nos campos III e V, avaliar se a reparação do dano foi efetivada corretamente, pelo valor efetivamente devido).

- MODELO DE PLANO DE PROVIDÊNCIAS

Unidade jurisdicionada responsável pela apresentação das contas:

_________________________

Relatório nº: _______________

1.Item do Relatório de Auditoria:

1.1 Recomendação: registrar a recomendação constante do relatório de auditoria 1.2 Posicionamento do Gestor em relação à recomendação: assinale abaixo o nº correspondente ao posicionamento

( ) (1) Concordo (2) Concordo parcialmente (3) Discordo

No caso de concordância parcial ou discordância da recomendação, justifique:

1.3 Providências a serem Implementadas

No caso de não concordância ou concordância parcial, anexar documentação analisando o fato, com documentos que, sob a ótica do gestor, possam agregar novas informações que sob seu julgamento não foram consideradas pela equipe na análise da constatação ou na recomendação, propondo a revisão da recomendação nos termos esposados pela equipe, para sua extinção ou substituição por uma nova ação sugerida.

No caso de concordância com o teor da constatação e/ou recomendação, discorrer sobre a forma de implementação da recomendação proposta de modo a oferecer parâmetros para o acompanhamento.

1.4 Prazo limite de implementação: _____ /_____ / _____

2. Item do Relatório de Auditoria:

2.1 Recomendação: registrar a recomendação constante do relatório de auditoria 2.2 Posicionamento do Gestor em relação à recomendação: assinale abaixo o nº correspondente ao posicionamento

( ) (1) Concordo (2) Concordo parcialmente (3) Discordo

No caso de concordância parcial ou discordância da recomendação, justifique:

2.3 Providências a serem Implementadas No caso de não concordância ou concordância parcial, anexar documentação analisando o fato, com documentos que, sob a ótica do gestor, possam agregar novas informações que sob seu julgamento não foram consideradas pela equipe na análise da constatação ou na recomendação, propondo a revisão da recomendação nos termos esposados pela equipe, para sua extinção ou substituição por uma nova ação sugerida.

No caso de concordância com o teor da constatação e/ou recomendação, discorrer sobre a forma de implementação da recomendação proposta de modo a oferecer parâmetros para o acompanhamento.

2.4 Prazo limite de implementação: _____ /_____ / _____

Dirigente Máximo da UJ responsável pela apresentação das contas Nome e Cargo

REFERÊNCIAS ADICIONAIS PARA COMPOSIÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO