O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no inciso IX do art. 23, de seu regimento interno, aprovado pela Portaria nº 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 30º reunião ordinária, realizada em 20 de maio de 2003.

Considerando a necessidade de se estabelecer procedimentos para a emissão do ato declaratório de interesse público e social de arquivos privados, previsto no art. 12 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentado pelo Capítulo V do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002;

Considerando a função social dos arquivos traduzida na difusão de informações para o pleno exercício da cidadania e da pesquisa científica; e

Considerando que a declaração de interesse público e social de arquivos privados reflete a ação do Estado visando a sua preservação pelo seu valor histórico, probatório e informativo, RESOLVE:

Art. 1º A declaração de interesse público e social de arquivos privados é de competência do Presidente da República, mediante decreto, nos termos dos arts. 22 e 23 do Decreto nº 4.073, de 2002.

Parágrafo único. A solicitação de declaração de interesse público e social de arquivos privados será objeto de autuação no CONARQ.

Art. 2º A declaração de interesse público e social de arquivos privados será precedida de parecer instruído com avaliação técnica realizada por comissão especialmente constituída pelo CONARQ, referida no art. 23, § 1º, do Decreto nº 4.073, de 2002.

Parágrafo único. A Comissão será constituída de acordo com o art. 3º desta Resolução, mediante portaria do Presidente do CONARQ, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da publicação desta Resolução.

Art. 3º A Comissão Técnica de Avaliação será permanente e composta de três membros, e seus respectivos suplentes, indicados entre os servidores ocupantes de cargo efetivo do Arquivo Nacional, da Biblioteca Nacional e do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.

Parágrafo único. A Comissão será sediada na cidade do Rio de Janeiro.

Art. 4º Toda pessoa física ou jurídica, ou órgão da administração pública direta da União, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municípios, poderá solicitar a instauração do processo de declaração de interesse público e social de que trata esta Resolução.

Art. 5º A solicitação deverá ser dirigida ao Presidente do CONARQ e endereçada a esse Conselho, que funciona na sede do Arquivo Nacional.

Art. 6º A solicitação deverá conter os seguintes dados, sob pena de ser recusado o seu recebimento:

I - identificação e qualificação do solicitante ou de quem o represente;

II - domicílio ou sede do solicitante e local para recebimento de comunicações;

III - justificativa da solicitação;

IV - identificação e qualificação do proprietário ou do detentor do arquivo;

V - localização do arquivo.

Art. 7º Todas as solicitações serão autuadas na respectiva unidade protocolizadora do CONARQ e encaminhadas, pelo seu Presidente, à Comissão Técnica de Avaliação.

Art. 8º A Comissão promoverá a instrução do processo com base na análise da justificativa da solicitação, da eventual documentação anexada àquela, bem como do acervo em questão, devendo fazer constar da instrução, pelo menos, as seguintes informações:

I - mensuração aproximada, traduzida em unidades, metros lineares e/ou metros cúbicos;

II - estado de conservação dos documentos, incluindo o tipo de acondicionamento e armazenamento;

III - resumo do conteúdo e histórico do acervo.

Art. 9º A Comissão poderá requerer do solicitante informações complementares às mencionadas no art. 6º desta Resolução.

Art. 10. Sempre que a Comissão considerar necessário será solicitado parecer de especialistas em matéria específica.

Art. 11. Se o arquivo, objeto do processo de declaração, estiver localizado fora da sede da Comissão, esta poderá requerer, na impossibilidade de deslocamento de seus membros, a colaboração de instituições arquivísticas públicas estaduais, do Distrito Federal, municipais, de universidades públicas ou de instituições que atuem nas áreas de preservação e acesso a fontes documentais, para instrução do processo.

Art. 12. Se o proprietário ou o detentor do arquivo dificultar ou impedir, comprovadamente, o acesso da Comissão ou de quaisquer de seus membros ao arquivo, ressalvado o direito à intimidade e à vida privada, este fato será comunicado ao Presidente do CONARQ para que sejam recomendadas as medidas administrativas ou judiciais cabíveis.

Art. 13. A Comissão emitirá, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar do recebimento do processo, parecer conclusivo pela declaração ou não do interesse público e social do arquivo.

Parágrafo único. Desde que devidamente justificado, o prazo estabelecido neste artigo poderá ser prorrogado por igual período, a critério do Presidente do CONARQ.

Art. 14. Concluído o trabalho da Comissão, o processo será encaminhado ao Presidente do CONARQ, que adotará as seguintes providências:

I - determinará o arquivamento do processo, no caso de parecer desfavorável à declaração, dando ciência ao proprietário do arquivo e ao solicitante;

II - submeterá ao Plenário do CONARQ, para a apreciação do processo, no caso de parecer favorável.

Art. 15. Aprovado o parecer pelo Plenário do CONARQ, e homologado por seu Presidente, este encaminhará o processo ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social pelo Presidente da República.

§ 1º A não aprovação pelo Plenário implicará o arquivamento do processo, dando-se ciência ao proprietário do arquivo e ao solicitante.

§ 2º A cópia da ata da reunião plenária integrará o processo.

Art. 16. Após a decisão homologatória do Presidente da República, o CONARQ providenciará notificação cabível ao proprietário, bem como o informará das implicações decorrentes do ato declaratório.

Art. 17. Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, na forma da Lei nº 9.784, de 1999, por intermédio do Presidente do CONARQ.

Parágrafo único. O recurso será previamente apreciado pela Comissão de Avaliação Técnica, para análise das questões relativas ao mérito e encaminhado ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 18. Indeferido o recurso, pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o processo será encaminhado ao Presidente da República para o ato declaratório, que será publicado no Diário Oficial da União, cabendo ao Presidente do CONARQ dar ciência ao proprietário do arquivo e ao solicitante.

Art. 19. Deferido o recurso, pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, caberá ao Presidente do CONARQ determinar o arquivamento do processo, expedindo comunicação ao Plenário do CONARQ, ao proprietário do arquivo e ao solicitante.

Art. 20. O Presidente do CONARQ poderá delegar, no todo ou em parte, as atribuições a ele conferidas na presente Resolução, desde que não sejam conflitantes com a sua competência privativa, determinada pelo art. 23 do Decreto nº 4.073, de 2002, e pela Portaria nº 5 da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002.

Art. 21. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 22. Fica revogada a Resolução nº 12, de 7 de dezembro de 1999.

JAIME ANTUNES DA SILVA