Instrução Normativa RFB nº 1420 DE 19/12/2013

Norma Federal - Publicado no DO em 20 dez 2013

Dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD).

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1774 DE 22/12/2017, efeitos a partir de 01/01/2018):

O Secretário da Receita Federal do Brasil, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e XXVI do art. 280 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista o disposto no art. 16 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999,

Resolve:

(Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

Art. 1º Fica instituída a Escrituração Contábil Digital (ECD), de acordo com o disposto nesta Instrução Normativa.

§ 1º A ECD deverá ser transmitida, pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-la, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém.

§ 2º A autenticação da ECD será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped.

§ 3º A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio do Sped dispensa qualquer outra.

§ 4º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais.

Nota: Redação Anterior:

(Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014).

Art. 1º Fica instituída a Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários, de acordo com o disposto nesta Instrução Normativa.

§ 2º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1510 DE 05/11/2014).

Nota: Redação Anterior:
§ 2º No caso de sociedades não empresárias, a ECD será considerada autenticada no momento da transmissão via Sped. Nota: Redação Anterior:

Art. 1º Fica instituída a Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários, de acordo com o disposto nesta Instrução Normativa.

Parágrafo único. A ECD deverá ser transmitida, pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-la, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.

Art. 2º A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

I - livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II - livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos de que trata o caput deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

Nota: Redação Anterior:
Parágrafo único. Os livros contábeis e documentos de que trata o caput deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Art. 3º Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real; (Redação do inciso dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

Nota: Redação Anterior:
I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e

III - as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012. (Redação do inciso dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1510 DE 05/11/2014).

Nota: Redação Anterior:
III - as pessoas jurídicas imunes e isentas.

IV - as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. (Inciso acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014).

§ 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.

§ 2º As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

(Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1594 DE 01/12/2015):

§ 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo e o art. 3º-A não se aplica:

I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e

III - às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

Nota: Redação Anterior:
§ 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo não se aplica às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014).

§ 4º Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014).

§ 5º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014).

§ 6º A obrigatoriedade prevista nos incisos III e IV do caput aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1594 DE 01/12/2015).

(Artigo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1594 DE 01/12/2015):

Art. 3º-A Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:

(Redação do inciso dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016):

I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea "c" do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, quando:

a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais) em qualquer mês do anocalendário a que se refere a escrituração contábil; ou

b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) no ano-calendário a que se refere a escrituração contábil, ou proporcional ao período; e

Nota: Redação Anterior:
I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea "c" do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:

a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou

b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais); e

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.

Parágrafo único. As Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nos incisos I e II do caput deste artigo e nos incisos I e
II do caput do art. 3º devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo, ressalvado o disposto no § 6º do art. 3º."

(Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016):

Art. 4º A ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet, no endereço , contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades em relação à escrituração:

I - criação e edição;

II - importação;

III - validação;

IV - assinatura;

V - visualização;

VI - transmissão para o Sped; e

VII - consulta à situação.

Nota: Redação Anterior:

I - validação do arquivo digital da escrituração;

II - assinatura digital;

III - visualização da escrituração;

IV - transmissão para o Sped; e

V - consulta à situação da escrituração.

Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. (Redação do caput dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1594 DE 01/12/2015).

Nota: Redação Anterior:
Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação ocorridas de janeiro a abril o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1679 DE 27/12/2016).

Nota: Redação Anterior:
§ 4º A autenticação poderá ser cancelada quando a ECD for transmitida com erro ou quando for identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016). Nota: Redação Anterior:
§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1594 DE 01/12/2015). Nota: Redação Anterior:
§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho do referido ano.

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1679 DE 27/12/2016):

§ 5º Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade e que gere demonstrações contábeis inconsistentes. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

Nota: Redação Anterior:
§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1510 DE 05/11/2014).

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1679 DE 27/12/2016):

§ 6º Quando o cancelamento da autenticação for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado, à ECD substituta, laudo detalhado firmado por 2 (dois) contadores, a fim de atestar as situações previstas no § 5º. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1679 DE 27/12/2016):

§ 7º Enquanto não forem implementadas no ambiente Sped as condições de cancelamento de autenticação de ECD, será permitida a substituição de ECD que se encontre autenticada na data de publicação do Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, ou que tenha sido transmitida a partir dessa data. (Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1660 DE 15/09/2016).

(Artigo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1679 DE 27/12/2016):

Art. 5º-A Depois de autenticados somente poderão ser substituídos os livros que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade.

§ 1º O cancelamento da autenticação e a apresentação de ECD substituta somente poderão ser feitos mediante apresentação de Termo de Verificação para fins de Substituição que os justifique, o qual deverá integrar a escrituração substituta e conterá, além do detalhamento dos erros que motivaram a substituição:

I - identificação da escrituração substituída;

II - descrição pormenorizada dos erros;

III - identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado.

§ 2º O Termo de Verificação para Fins de Substituição será assinado:

I - pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta, quando a correção dos erros não depender de alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contábeis, tais como, correções em termo de abertura ou de encerramento e na identificação dos signatários;

II - por 2 (dois) profissionais contábeis, sendo 1 (um) deles contador, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações não auditadas por auditor independente;

III - por 2 (dois) contadores, sendo 1 (um) deles auditor independente, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações que tenham sido auditadas por auditor independente.

§ 3º São nulas as alterações feitas sem o Termo de Verificação para fins de Substituição de que trata o § 1º.

Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991.

III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea "b" do § 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.

(Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1486 DE 13/08/2014):

Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief nº 02, de 3 de abril de 2009, supre:

I - a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts. 261 e 292 a 298 do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999.

II - em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

Art. 7º As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do Sped, serão compartilhadas com os órgãos e entidades de que tratam os incisos II e III do art. 3º do Decreto nº 6.022, de 2007, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

I - integral, para cópia do arquivo da escrituração;

II - parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

Parágrafo único. Para o acesso previsto no inciso I do caput, o órgão ou a entidade deverá ter iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD.

Art. 8º O acesso ao ambiente nacional do Sped fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade de que trata o art. 7º.

§ 1º O acesso previsto no caput também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao Sped.

§ 2º O ambiente nacional do Sped manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 (seis) anos, contendo, no mínimo:

a) identificação do usuário;

b) autoridade certificadora emissora do certificado digital;

c) número de série do certificado digital;

d) data e a hora da operação; e

e) tipo da operação realizada, de acordo com o art. 7º.

Art. 9º As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades de que trata o art. 7º ficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do Sped, com acesso mediante certificado digital.

Art. 10. A não apresentação da ECD nos prazos fixados no art. 5º, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará aplicação, ao infrator, das multas previstas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001.

Art. 11. A Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis) editará as normas complementares a esta Instrução Normativa, em especial:

I - as regras de validação aplicáveis aos campos, registros e arquivos;

II - as tabelas de código internas ao Sped; e

III - as fichas de lançamento de que trata o inciso III do art. 2º.

Art. 12. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13. Fica revogada a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.

CARLOS ALBERTO FREITAS BARRETO