O Diretor-Geral do Departamento Estadual de Trânsito - DETRAN/BA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Regimento Interno deste Departamento, aprovado pela Resolução nº 002/2006, do Conselho de Administração, e esta homologada pelo Decreto nº 10.137/2006,

Considerando a necessidade de estabelecer critérios para a Gestão do Patrimônio Documental visando salvaguardá-lo, em razão de seu valor de prova, informação e apoio à administração;

Considerando a necessidade de esclarecer que o objeto do credenciamento de que trata a Portaria DETRAN Nº 637/2017 refere-se ao processo de gerenciamento documental em meio digital, que é composto pelas etapas de recepção, conferência, digitalização, indexação, microfilmagem, guarda e gestão dos documentos, aplicadas aos processosrelativos aos serviços de veículos e habilitação, através do Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAM, e do Registro Nacional de Condutores Habilitados - RENACH;

Resolve:

Art. 1º Acrescentar o ANEXO VIII à Portaria DETRAN Nº 637, publicada no DOE. de 11 de maio de 2017, que enumera as etapas do processo de "gerenciamento documental em meio digital".

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação oficial.

LUCIO GOMES BARROS PEREIRA

Diretor-Geral

ANEXO VIII - PROCESSO DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL EM MEIO DIGITAL

1. PROCESSO DE GERENCIAMENTO DOCUMENTAL EM MEIO DIGITAL

Conceitua-se "gerenciamento documental em meio digital" a sucessão de atos, consistente na recepção, conferência, digitalização, indexação, microfilmagem, guarda e gestão de documentos, executados pelo DETRAN e pela(s) empresa(s) credenciada(s) relacionadas aos serviços do Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAM e Registro Nacional de Condutores Habilitados - RENACH, na seguinte ordem:

1.1 Abertura de serviço nas Unidades de Atendimento do DETRAN;

1.2 Recepção dos documentos, com "checklist" dos documentos necessários para cada serviço realizado junto ao DETRAN;

1.3 Preparação e Remessa de Lotes, através de coleta e montagem de processo físico;

1.4 Recebimento e Tramitação de Lotes;

1.5 Conferência de Lotes e Processos, relacionando-os por serviço:

a) Devolução caso seja detectada alguma inconsistência;

1.6 Validação, através de declaração de autenticidade;

1.7 Preparo para a digitalização, consistente na preservação da integridade dos documentos e higienização dos mesmos;

1.8 Digitalização: digitalização de documentos em papel A0, A1, A2, A3, A4 e ofício de diferentes gramaturas (50-300g/m2) e micro formas diversas,

Considerando-se que, em sua maioria, os documentos a serem digitalizados serão do Tipo A4;

a) A digitalização dos documentos deverá ser executada em conformidade com as especificações de imagem indicadas a seguir:

- TIFF Grupo IV, JPG ou PDF/A;

- escala bitonal (preto e branco), grayscale (nos casos indicados) ou colorido;

- resolução de 300 DPI ou superior;

- para o armazenamento, a imagem poderá sofrer reduções de informação com foco na otimização do tamanho do arquivo;

b) Na etapa de digitalização deverão ser utilizados scanners específicos de alto desempenho para cada tipo de documento capazes de realizar o processamento automático do arquivo de imagem gerado on the fly, ou seja, durante o momento da captura do documento, oferecendo recursos tais como:

- Edge detection/Cropping: Reconhecimento das margens do documento para eliminar áreas que não façam parte do original em papel;

- Deskewing: Alinhamento automático das informações existentes no original. Este recurso é de extrema importância para a precisão de um futuro reconhecimento óptico de caracteres; e

- Speckle removal: Remove sujeiras (pontos) da imagem, promovendo uma maior compressão do arquivo e aumentando a precisão de uma futura etapa de reconhecimento;

1.8.1 Das rotinas:

a) os processos estarão organizados em lotes. A retirada e devolução dos lotes serão realizadas conforme demanda;

b) a disponibilização das imagens digitalizadas e dos dados associados será feita simultaneamente à devolução dos lotes de documentos físicos;

c) os serviços contratados compreendem:

- higienização dos documentos recebidos para digitalização, retirando-se clipes de papel, grampos e qualquer material que não faça parte dos processos para digitalização;

- atribuição de identificador para cada volume de processo que terá sua imagem digitalizada, com os seguintes campos descritivos para identificação da sua origem: número do lote entregue para digitalização; número do processo; número do volume; data da digitalização; nome do arquivo físico; e caminho para o arquivo físico;

- manutenção de todos os processos originais, responsabilizando-se pelos danos que os processos venham a sofrer por manipulação ou guarda indevida, durante o tempo que estiver sob sua responsabilidade;

- devolução dos processos remontados da mesma forma em que foram recebidos;

d) os documentos serão entregues à(s) empresa(s), acompanhados de uma relação sequencial contendo número, conteúdo e quantidade dos documentos, com indicativo do sequencial de digitalização. O acervo de documentos será, após a digitalização, mantido em arquivos ordenados sequencialmente por número a ser definido;

e) todo o processamento deverá ser executado com o conceito de lote ou peças, com o objetivo de garantir a integridade dos processos. Os critérios de organização e criação dos lotes deverão ser definidos em conjunto com a empresa, observando as características de indexação e composição dos documentos;

f) após os lotes ou peças terem sido devidamente cadastrados no sistema de captura, os documentos deverão ser digitalizados através de um módulo específico para esta finalidade;

1.8.2 Digitalização em passos:

a) definição de brilho e contraste da imagem;

b) definição da resolução (DPI);

c) definição do tamanho do original;

d) controle de seleção de áreas;

e) digitalização contínua;

f) possibilidade de criação de perfis de digitalização para cada tipo de documento.

1.8.2.1 Tratamento das imagens:

a) Alinhamento da imagem (Deskew);

b) Remoção de sujeiras (Despeckle);

c) Remoção de sombras (Deshade);

d) Remoção de linhas horizontais e verticais;

e) Reparo de caracteres;

f) Eliminação/limpeza de bordas pretas;

g) Melhoramento da imagem de zonas previamente definidas;

1.9 Indexação, que consiste na ordenação em forma de índice e classificação das imagens por protocolo e número RENACH;

1.9.1 Indexação em passos:

a) Possibilidade de indexação automática ou manual com dupla digitação;

b) Possibilidade de leitura de código de barras;

c) Leitura de patch codes;

d) Processamento de OCR, ICR e OMR em zonas pré-definidas;

e) Capacidade de processamento de OCR full-text;

f) Possuir dicionário na língua portuguesa;

g) Definição de zonas para registro de página (Page registration);

h) Definição de zonas para separação lógica de documentos;

i) Definição de zonas para identificação automática do formulário;

j) Definição de grupos de campos do tipo OMR;

k) Validação de campos através de banco de dados pré-existentes, sem a necessidade de criação de código;

l) Verificação de campo indexado com recurso de auto zoom.

1.10 Controle de Qualidade - Digitalização:

a) verificação da quantidade de imagens geradas por lote ou peça;

b) verificação do tamanho médio do arquivo de imagem;

c) avaliação da qualidade da imagem do documento, no que tange a quesitos de nitidez e legibilidade;

d) o controle da qualidade de imagem do documento será feito através da utilização de software;

e) para a recuperação das imagens é necessária a atribuição de índices struturados que deverão basear-se nas regras identificadas na Ordem de Serviço a que deve atender;

1.11 Microfilmagem eletrônica, composta pelas etapas de preparo, higienização, captura e indexação dos documentos, que consiste na conversão de documentos do suporte papel, de diversas gramaturas e tamanhos, para microfilmes:

a) Resultados: garante a autenticidade e preservação das informações do documento; reduz o espaço e o custo de armazenamento de processos físicos; e possibilita a substituição dos documentos originais, nos termos do a rt. , 325, da Lei Federal nº 9.503/1997, o Código de Trânsito Brasileiro - CTB e regulamentação do Conselho Nacional de Trânsito - CONTRAN;

1.12 Controle de Qualidade - Microfilmagem;

1.13 Guarda de dados digitalizados e microfilmados, que consiste no recolhimento de mídias com as informações dos candidatos/condutores/proprietários em estruturas adequadas, em sala-cofre com temperatura e umidade controladas e monitoradas, mantendo as condições ideais para o armazenamento de arquivos especiais, aumentando a segurança e vida útil dos materiais e suas informações:

a) Resultados: Normatização dos documentos, com definição de critérios para o arquivamento e execução de procedimentos; celeridade na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos; e controle dos fluxos de informação (documentos e processos);

1.14 Disponibilização virtual dos documentos digitalizados e armazenados, via consulta.