O SECRETÁRIO DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições,

RESOLVE

Art. 1º Fica instituído o Sistema Informatizado de Protocolo - SIPRO, que será adotado como instrumento único de cadastramento e registro de tramitação de processos e documentos no âmbito da Secretaria da Fazenda.

Art. 2º Para acesso ao SIPRO os servidores utilizarão as respectivas senhas pessoais de acesso a todos os sistemas desenvolvidos pela SEFAZ em ambiente Windows.

Art. 3º As informações do SIPRO serão organizadas em pastas eletrônicas de uso pessoal ou da unidade fazendária, conforme definições constantes no Manual do Usuário disponibilizado na rede de informática da Sefaz.

Parágrafo único. As pastas a que se refere o caput deste artigo conterão sub-pastas com a seguinte designação:

I - Em Trânsito;

II - Entrada;

III - Saída.

Art. 4º O dirigente poderá permitir ou cancelar o acesso de servidores à pasta eletrônica da respectiva unidade, através de rotina própria descrita no Manual do Usuário.

Art. 5º O servidor responderá pela localização física dos processos ou documentos constantes das sub-pastas Entrada e Saída da pasta de uso pessoal, ou daqueles que tramitar com sua senha pessoal na pasta de unidade que esteja autorizado a acessar.

Art. 6º O servidor registrará no Sistema a entrada dos processos ou documentos que receber, no momento de seu recebimento.

Art. 7º A tramitação de processos ou documentos para unidades externas à SEFAZ, além de registrada no SIPRO, será registrada no Sistema Estadual de Protocolo-SEP.

Art. 8º A implantação do SIPRO será efetuada em três etapas, com início e alcance a seguir indicados: (Redação dada pela Portaria SEFAZ nº 486, de 29.11.2000, DOE BA de 30.11.2000)

Nota:Redação Anterior:
  "Art. 8º A implantação do SIPRO será efetuada em duas etapas, com início e alcance a seguir indicados:"

I - a primeira etapa, com início em 7/8/2000, alcançará exclusivamente o controle do cadastramento e das tramitações de Autos de Infração e Denúncias Espontâneas.

II - a segunda etapa, com início em 01/01/2001, alcançará os processos relativos à:

a) Consulta sobre interpretação e aplicação da legislação tributária;

b) Regime Especial para pagamento de imposto ou para emissão de documentos ou escrituração de livros fiscais;

c) Diferimento do lançamento do ICMS. (Redação dada ao inciso pela Portaria SEFAZ nº 486, de 29.11.2000, DOE BA de 30.11.2000)

Nota:Redação Anterior:
  "II - a segunda etapa, cujo início será fixado em ato do Secretário da Fazenda, alcançará os demais processos e documentos, que passarão a ser cadastrados e tramitados exclusivamente com a utilização do Sistema."

III - a terceira etapa, cujo início será fixado em ato do Secretário da Fazenda, alcançará os demais processos e documentos, que passarão a ser cadastrados e tramitados exclusivamente com a utilização do Sistema. (Inciso acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 486, de 29.11.2000, DOE BA de 30.11.2000)

Parágrafo único. O cadastramento inicial dos Autos de Infração e Denúncias Espontâneas continuará sendo feito no Sistema de Controle de Crédito Tributário - SICRED ou no Sistema de Emissão de Auto de Infração - SEAI, com migração automática dos registros para o SIPRO, onde serão registradas as tramitações subseqüentes.

Art. 9º A partir do início da segunda etapa de implantação do Sistema, não sendo possível o cadastramento do processo ou documento, exceto Autos de Infração e Denúncias Espontâneas, seu registro será efetuado manualmente, com utilização de formulários previamente impressos através de rotina específica do Sistema, descrita no Manual do Usuário, aos quais será atribuída numeração de protocolo provisória para cada unidade fazendária.

§ 1º É vedada a tramitação de processos ou documentos sem o correspondente registro no SIPRO.

§ 2º Restabelecido o funcionamento do Sistema, os processos e documentos serão nele cadastrados imediatamente, devendo ser indicado no campo Número Original o mesmo número de protocolo utilizado na ocasião do cadastramento manual.

Art. 10. Os usuários do SIPRO deverão observar a rotina a seguir indicada durante a primeira etapa de implantação do Sistema :

I - confirmar o recebimento dos processos existentes em seu poder, constantes na sub-pasta Em Trânsito, transferindo-os para a sub-pasta Entrada;

II - solicitar dos remetentes, via correio eletrônico, a localização dos processos lançados na sub-pasta Em Trânsito há mais de vinte dias e ainda não recebidos;

III - se existir em seu poder processo não constante na sub-pasta Entrada, consultar, no SIPRO, a localização do processo, e:

a) cadastrá-lo no SICRED, caso não tenha sido localizado neste sistema;

b) solicitar, via correio eletrônico, a regularização da tramitação no Sistema ao servidor que tenha acesso à sub-pasta Entrada em que conste incorretamente indicada a localização do processo;

IV - conferir os processos que constam na sub-pasta Saída e solicitar, via correio eletrônico, que o usuário de destino lance no Sistema a confirmação do recebimento;

V - os processos não localizados serão tramitados para a Comissão de Acompanhamento de Processos - CAP (SAT/DARC/GCRED/CAP), observado o seguinte:

a) se o processo constar na sub-pasta Entrada, o responsável consignará como objetivo de trâmite "Regularização de divergências no SICRED";

b) na hipótese dos incisos II e IV, será consignado como objetivo de trâmite "Tramitação para localização física de processo":

1 - pelo destinatário indicado no Sistema, quando houver comprovação de seu recebimento;

2 - pelo remetente que não comprovar o recebimento do processo pelo destinatário indicado no Sistema, situação em que será previamente estornada a última tramitação efetuada.

Parágrafo único. A partir de 01/01/2001, os dados constantes no SIPRO serão considerados consistentes e os usuários do Sistema serão responsáveis pela exatidão das informações existentes nas pastas a eles vinculadas. (Redação dada ao parágrafo pela Portaria SEFAZ nº 486, de 29.11.2000, DOE BA de 30.11.2000)

Nota:
  1) Redação Anterior:
  "Parágrafo único. A partir de 6/11/2000, os dados constantes no SIPRO serão considerados consistentes e os usuários do Sistema serão responsáveis pela exatidão das informações existentes nas pastas a eles vinculadas."
  2) Ver Portaria SEFAZ nº 464, de 01.11.2000, DOE BA de 02.11.2000, que prorroga o prazo previsto neste parágrafo.

Art. 11. O saneamento dos dados migrados do SICRED para o SIPRO será coordenado pela Comissão de Acompanhamento de Processos - CAP, constituída por servidores designados pelo Secretário da Fazenda, com as seguintes atribuições:

I - solicitar às unidades fazendárias e servidores, com base nas informações de tramitações existentes no SIPRO/SICRED, as comprovações de envio e recebimento dos processos tramitados para a Comissão de Acompanhamento de Processos - CAP;

II - encaminhar para a Auditoria Geral do Estado e Procuradoria da Fazenda Estadual relatório referente aos processos não localizados.

Art. 12. Esta portaria entrará em vigor em 7 de agosto de 2000.

ALBÉRICO MACHADO MASCARENHAS

Secretário