O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso das atribuições que lhe são conferidas nos termos do art. 90, incisos I e II, da Constituição Estadual, combinado com o art. 2º da Lei nº 3.246, de 12 de dezembro de 1992;

Considerando a necessidade de racionalizar os custos com o arquivo de documentos, assim como facilitar a consulta de documentos de interesse para a fiscalização e arrecadação dos tributos estaduais,

RESOLVE:

Art. 1º As unidades operacionais da Superintendência de Gestão Tributária e não Tributária deverão selecionar e posteriormente descartar, destruir e/ou incinerar todo e qualquer jornal, periódico, documento ou processo considerados irrelevantes para efeito de fiscalização, lançamento e arrecadação dos tributos estaduais.

§ 1º Para efeito de descarte, destruição e/ou incineração a que se refere o "caput" deste artigo, o funcionário designado para cumprir a tarefa deverá separar os jornais, periódicos, documentos e processos segundo o tipo e a natureza destes.

§ 2º Entende-se como irrelevantes para efeito de fiscalização, lançamentos e arrecadação dos tributos estaduais:

I - jornais e periódicos que tenham mais de 6 (seis) meses, uma vez procedida a seleção, recorte e arquivamento das normas e atos relacionados com o Direito Tributário Estadual;

II - comunicações, ofícios e requerimentos e demais atos de expedientes emitidos pelas respectivas unidades, com mais de 05 (cinco) anos;

III - consultas, comunicações, ofícios, requerimentos e demais tipos de petição e respectivos anexos, com mais de 05 (cinco) anos;

IV - notas fiscais e documentos de arrecadação emitidos anteriores a cinco anos contados do 1º dia do ano seguinte ao de sua emissão; (Redação dada ao inciso pela Portaria SEFAZ nº 878, de 19.07.2005, DOE SE de 28.07.2005)

Nota:Redação Anterior:
  "IV - notas fiscais emitidas anteriores a cinco anos contados do 1º dia do ano seguinte ao de sua emissão;"

IV - notas fiscais emitidas anteriores a cinco anos contados do 1º dia do ano seguinte ao de sua emissão;

V - outros documentos com mais de 2 (dois) anos, desde que não comprobatórios do pagamento, lançamento ou cobrança dos tributos estaduais.

VI - processos administrativos fiscais arquivados há mais de 5 anos, contados a partir do 1º dia do ano seguinte ao do arquivamento. (Inciso acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 878, de 19.07.2005, DOE SE de 28.07.2005)

VII - Termos de Acordo concessionários de regime especial de tributação, cujo termo final tenha ocorrido há mais de 5 anos, contados do 1º dia do ano seguinte ao do término de sua vigência; (Inciso acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 878, de 19.07.2005, DOE SE de 28.07.2005)

§ 3º Os processos referido no incisos VI do § 2º serão incinerados, devendo tal fato ser comunicado por Comunicação Interna - CI ou Guia de Tramitação - GT, própria, ao Setor de Andamento de Processos Administrativos Fiscais. (Redação dada ao parágrafo pela Portaria SEFAZ nº 878, de 19.07.2005, DOE SE de 28.07.2005)

Nota:Redação Anterior:
  "§ 3º Os processos a que se referem os incisos V e VI do § 2º desta Portaria serão incinerados, devendo tal fato ser comunicado por meio de Comunicação Interna - CI, própria, ao Setor de Andamento de Processo Administrativos Fiscais."

Art. 2º Os jornais, periódicos, documentos e processos considerados relevantes para a fiscalização, lançamento e arrecadação deverão ser catalogadas e arquivadas em pastas distintas, considerada a espécie e natureza destes.

Art. 3º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 4º Revoga-se a Portaria nº 384, de 07 de março de 2001.

Aracaju, 16 de maio de 2005.

GILMAR DE MELO MENDES

Secretário de Estado da Fazenda