O SECRETÁRIO DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições,

RESOLVE

Art. 1º O Inspetor Fazendário no âmbito das DAT Norte e Sul, o Coordenador da Coordenação de Administração Regional no âmbito da DAT Metro e o Gerente ou Coordenador responsável por outras unidades ou órgãos da estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda, deverão providenciar anualmente a destruição, por incineração ou picotamento, dos seguintes documentos, quando arquivados em definitivo na unidade sob sua gestão: (Redação dada pela Portaria SEFAZ nº 304, de 29.08.2008, DOE BA de 30 e 31.08.2008)

Nota:Redação Anterior:
  "Art. 1º O Inspetor Fazendário ou o gerente responsável por unidade ou órgão da estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda deverá providenciar anualmente a destruição, por incineração ou picotamento, dos seguintes documentos, quando arquivados em definitivo na unidade sob sua gestão:"

I - documentos constantes de dossiês de contribuintes cujas inscrições no CAD-ICMS tenham sido:

a) baixadas até o dia 31 de dezembro do segundo exercício imediatamente anterior ao do descarte;

b) canceladas até o dia 31 de dezembro do quinto exercício imediatamente anterior ao do descarte;

II - processos administrativos fiscais cuja quitação do débito tenha sido homologada, incluídos os decorrentes de auto de infração e de denúncia espontânea, homologados há mais de cinco anos, contados da data da homologação; (Redação dada ao inciso pela Portaria SEFAZ nº 304, de 29.08.2008, DOE BA de 30 e 31.08.2008)

Nota:Redação Anterior:
  "II - Processos Administrativos Fiscais cuja quitação do débito tenha sido homologada, incluídos os decorrentes de auto de infração e de denúncia espontânea, arquivados há mais de cinco anos, contados da data do arquivamento;"

III - as notas fiscais avulsas emitidas há mais de cinco anos, contados da data da emissão.

IV - vias de notas fiscais retidas pelo fisco:

a) não digitadas, conforme orientação da SAT;

b) digitadas, observando-se o prazo decadencial. (Inciso acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 342, de 24.09.2008, DOE BA de 25.09.2008)

V - 3as vias de DAE - Documentos de Arrecadação Estadual emitidos pela Rede Própria de Arrecadação há mais de cinco anos. (Inciso acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 14, de 07.01.2010, DOE BA de 08.01.2010)

§ 1º O descarte dos documentos referidos no inciso I deste artigo dependerá da conclusão do processo de baixa e da não existência de pendências tributárias, tais como auto de infração em aberto, parcelamento ativo e denúncia espontânea registrada. (Antigo parágrafo único renomeado pela Portaria SEFAZ nº 330, de 03.09.2009, DOE BA de 04.09.2009)

§ 2º O disposto neste artigo se aplica, também, aos seguintes documentos sob a guarda das unidades ou órgãos da estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda, que estejam sem condição de uso:

I - Autos de infração modelos 1 e 2;

II - Certificado de crédito do ICMS;

III - Nota Fiscal Avulsa em talão ou formulário contínuo;

IV - Notificação Fiscal;

V - Formulário de Segurança. (Parágrafo acrescentado pela Portaria SEFAZ nº 330, de 03.09.2009, DOE BA de 04.09.2009)

Art. 2º A autoridade administrativa responsável pela destruição dos documentos deverá promover sua execução com os cuidados e controles necessários à preservação do sigilo fiscal. (Redação dada ao caput pela Portaria SEFAZ nº 330, de 03.09.2009, DOE BA de 04.09.2009)

Nota:Redação Anterior:
  "Art. 2º O Inspetor Fazendário ou o gerente responsável pela destruição dos documentos deverá promover sua execução com os cuidados e controles necessários à preservação do sigilo fiscal, observando, também, a relação custo/benefício da forma de destruição pela qual optar."

§ 1º Para executar a tarefa de incineração ou picotamento, deverá ser observada a rotina POE-DAT-4138 do PRS_ Procedimentos e Rotinas Sefaz. (Redação dada ao parágrafo pela Portaria SEFAZ nº 304, de 29.08.2008, DOE BA de 30 e 31.08.2008)

Nota:Redação Anterior:
  "§ 1º Para executar a tarefa de incineração, deverá ser observada a rotina P-INFAZ-DF-013 do Sistema Informatizado de Procedimentos das Inspetorias - PRI."

§ 2º O picotamento, para reaproveitamento da matéria-prima mediante programa de reciclagem, deverá ser executado nas dependências e sob controle da unidade administrativa da Secretaria da Fazenda, salvo se a destruição dos documentos fora das dependências fazendárias puder se dar sem a possibilidade de sua reconstituição ou de leitura dos dados e informações neles contidos.

Art. 3º Os procedimentos ora previstos deverão ser imediatamente implementados e repetidos, anualmente, até o dia 30 de junho de cada exercício.

Art. 4º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA

ALBÉRICO MACHADO MASCARENHAS

Secretário