O SECRETÁRIO DE ESTADO DE RECEITA E CONTROLE, no uso de suas atribuições,

Considerando o disposto no Decreto nº 11.877, de 15 de junho de 2005, que dispõe sobre a microfilmagem de documentos produzidos ou recebidos pela Administração Pública Estadual e dá outras providências;

Considerando a existência de significativa quantidade de processos que já atenderam à finalidade para a qual foram instaurados, encerrando-se a sua tramitação e o seu uso corrente;

Considerando que esses processos se avolumam a cada exercício, principalmente nos casos de concessões renováveis anualmente ou com validade anual, em que se exige processo distinto para cada renovação ou concessão;

Considerando que, nas repartições em que se encontram, esses processos vêm ocupando os espaços daqueles em tramitação ou ainda em uso corrente, prejudicando os meios de guarda e manutenção destes últimos, bem como, em certa medida, o desenvolvimento normal dos trabalhos nessas repartições;

Considerando também a existência de grande volume de vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito;

Considerando que a microfilmagem desses processos e documentos é uma forma de solucionar a questão de espaço, sem a perda do histórico dos fatos que representam e dos elementos probatórios de sua ocorrência,

RESOLVE:

Art. 1º Os processos instaurados no âmbito da Secretaria de Estado de Receita e Controle a partir de 1º de janeiro de 2000, que já tenham atendido às suas finalidades e não estejam mais em uso corrente, deverão: (Redação dada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

I - ser microfilmados os relativos: (Acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

a) ao contencioso administrativo fiscal e ao parcelamento de débitos fiscais, definitivamente resolvidos em virtude da extinção do crédito tributário nos termos do art. 156 da Lei (federal) nº 5.172, de 25 de outubro de 1966; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

b) à consulta tributária; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

c) à ação de fiscalização de mercadorias em trânsito, solucionado pela extinção ou constituição do crédito tributário; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

d) aos regimes especiais cancelados ou revogados por decurso de prazo; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

e) à concessão de benefício fiscal, solucionados e que não mais dependam de quaisquer acompanhamentos; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

f) ao pedido de restituição do indébito tributário, solucionados em definitivo; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

g) ao crédito fiscal, quando devidamente solucionados, excetuados os relativos a créditos alcançados pelas disposições da RESOLUÇÃO SERC nº 1.574, de 5 de abril de 2002, os quais deverão ser arquivados nos termos do disposto no inciso II; (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

h) à inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado como contribuintes substitutos, nos casos de indeferimento e de baixa homologada. (Alínea acrescentada pela Resolução SERC nº 1.972, de 20.07.2006, DOE MS de 21.07.2006)

II - ser arquivados no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, nos demais casos. (Inciso acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 1º Para efeito desta Resolução, consideram-se em uso corrente os processos que, embora já tenham atendido à sua finalidade, se prestam à consultas freqüentes.

§ 2º Deverão ser microfilmados, a qualquer tempo, a capa do processo e as suas peças essenciais à verificação da matéria tratada e da solução dada ao respectivo caso, ficando dispensada a microfilmagem:

I - das cópias de documentos extraídos de outros processos (ALIM, TTD, TVF/TA, notas fiscais etc.);

II - dos relatórios internos cujos dados se encontram armazenados nos sistemas informatizados (relatórios de dados cadastrais e de arrecadação, extratos de GIA e DAP etc.);

III - dos documentos que já tenham sido microfilmados anteriormente;

IV - de outros documentos prescindíveis à verificação. (Redação dada ao parágrafo pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 3º Sem prejuízo de sua microfilmagem, o instrumento de garantia de crédito tributário deverá ser desentranhado, substituído nos autos por termo de desentranhamento e mantido em arquivo específico, para devolução ao outorgante, após o cumprimento de sua finalidade ou a perda da sua validade, vedada a sua eliminação. (Redação dada ao parágrafo pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 4º A microfilmagem deverá ser feita observando-se as disposições da Lei (federal) nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto (federal) nº 64.398, de 24 de abril de 1969, que a regulamenta. (Redação dada ao parágrafo pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 5º As peças dispensadas de microfilmagem nos termos do § 2º, devem ser:

I - desentranhadas do processo, relacionadas no formulário constante do anexo a esta Resolução e substituídas nos autos pela 1ª via do referido formulário;

II - capeadas com a 2ª via do formulário a que se refere o inciso anterior e encaminhadas à Superintendência de Gestão da Informação, juntamente com os respectivos processos. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 6º Na hipótese do inciso IV do § 2º, havendo dúvida sobre o documento ser ou não prescindível à verificação, o documento deve ser mantido no processo. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

Art. 1º-C. Devem ser microfilmados também, observado, no que couber, o disposto nesta Resolução, os documentos apresentados para fins de instruir pedido de inscrição ou de sua baixa, bem como de alteração cadastral e reativação de inscrição, no Cadastro de Contribuintes do Estado. (Artigo acrescentado pela Resolução SEFAZ Nº 2516 DE 09/12/2013).

Art. 2º A microfilmagem deverá ser realizada pela Superintendência de Gestão da Informação da Secretaria de Estado de Receita e Controle.

§ 1º Deverão ser microfilmados, prioritariamente, os processos que ainda não estejam no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle.

§ 2º Os processos deverão ser encaminhados:

I - para microfilmagem, nos casos especificados no inciso I do art. 1º, à Superintendência de Gestão da Informação, por meio de despacho:

a) do Chefe da Unidade de Controle e Cobrança de Créditos Tributários, quando relativos a contencioso administrativo fiscal e aos parcelamentos de débitos fiscais;

b) do Coordenador da Fiscalização de Mercadorias em Trânsito, quando decorrentes de ação de fiscalização de mercadorias em trânsito;

c) do Chefe da Unidade de Regimes Especiais, quando forem relativos a regimes especiais;

d) nos demais casos, do gestor ou do chefe do órgão ou da repartição da Superintendência a qual estejam vinculados os demais assuntos, e onde se encontrem guardados ou sejam solucionados, mediante a prática do ato de solução, observado o disposto no § 5º, quando for o caso;

II - para arquivamento no arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, nos termos do inciso II do art. 1º, por meio de despacho do gestor ou do chefe do órgão ou repartição da Superintendência a qual estejam vinculados demais assuntos, e onde se encontrem guardados ou sejam solucionados, mediante a prática do ato de solução, observado o disposto no § 5º, quando for o caso. (Redação dada ao parágrafo pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 3º A Superintendência a que esteja subordinado o respectivo órgão ou repartição poderá, a seu critério, encaminhar apenas as peças do processo que deverão ser microfilmadas, cabendo-lhe, nessa hipótese, as providências de que trata o art. 4º, relativamente às peças retidas.

§ 4º As vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito deverão ser encaminhadas à Superintendência de Gestão da Informação pelo Chefe da Unidade de Controle do Sistema Fronteiras/CMF/SAT, por periodicidade mensal, após a execução dos procedimentos de sua competência. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 5º Nas hipóteses da alínea d do inciso I e do inciso II, ambos do § 2º deste artigo, caso haja determinação de retorno do processo ao órgão ou repartição do qual foi recebido para a prática do ato que o solucionou, o processo deve ser devolvido ao órgão ou repartição de origem, cabendo a este efetuar o encaminhamento previsto nos referidos dispositivos, para microfilmagem ou arquivamento. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

§ 6º O órgão ou a repartição que encaminhar o processo para microfilmagem, nos termos do inciso I do § 2º, deverá efetuar o registro da tramitação relativa ao encaminhamento no Sistema de Protocolo Integrado. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

Art. 3º Compete à Superintendência de Gestão da Informação, por meio da Unidade Gestora de Digitalização e Microfilmagem, a manutenção e a guarda dos microfilmes, bem como, e sempre que solicitado por pessoas legitimamente interessadas, a extração e o fornecimento de certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes.

Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo não se aplica relativamente aos microfilmes oriundos de processos e documentos relativos a assuntos de competência da Superintendência de Administração Tributária, cuja manutenção e guarda dos referidos microfilmes e a extração e o fornecimento de certidões, traslados e cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes compete:

I - à Unidade de Controle do Sistema Fronteiras/CMF/SAT, relativamente aos documentos retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito;

II - à Coordenadoria de Dados Tributários/SAT, relativamente aos processos e aos demais documentos. (Parágrafo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.885, de 14.09.2005, DOE MS de 15.09.2005)

Art. 4º Os processos microfilmados deverão ser eliminados por destruição mecânica, devendo a sucata resultante da eliminação ser destinada à venda como papéis inservíveis, ou encaminhada à Secretaria de Estado de Trabalho, Assistência Social e Economia Solidária (SETASS) para essa finalidade, destinando-se os respectivos recursos, em qualquer hipótese, a fins sociais.

Parágrafo único. A destruição dos processos e a destinação da sucata resultante da sua eliminação, nos termos deste artigo, compete à Superintendência de Gestão da Informação.

Art. 4º-A. As vias de documentos fiscais retidos em decorrência da fiscalização de mercadorias em trânsito deverão ser microfilmados, excetuados os documentos que já tenham sido microfilmados anteriormente. (Artigo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

Art. 4º-B. Compete ao arquivo geral da Secretaria de Estado de Receita e Controle, vinculado à Superintendência de Administração e Finanças:

I - a manutenção, a guarda e a preservação da integridade dos processos arquivados nos termos do disposto no inciso II do art. 1º;

II - desarquivar os processos ou extrair cópias de parte ou de todas as suas peças, inclusive capa e contracapa, a pedido dos gestores ou dos chefes dos órgãos ou repartições a que estiverem vinculados os assuntos neles tratados, devidamente justificado. (Artigo acrescentado pela Resolução SERC nº 1.905, de 24.11.2005, DOE MS de 25.11.2005)

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Campo Grande, 8 de julho de 2005.

JOSÉ RICARDO PEREIRA CABRAL

Secretário de Estado de Receita e Controle

RELAÇÃO DAS PEÇAS DISPENSADAS DE MICROFILMAGEM

1ª VIA - PROCESSO / 2ª VIA - CAPEAMENTO DAS PEÇAS DISPENSADAS DE MICROFILMAGEM

OBSERVAÇÕES:

1 - identificação das peças deve observar o formato: especificação da peça (despacho, relatório, informação fiscal etc.), seguida da identificação da respectiva folha dos autos, entre parênteses, separando-se por ponto-e-vírgula uma especificação da outra;

2 - adotar quantas folhas de continuação for necessário para cada processo.

Local e dataResponsável pela elaboração